Comment puis-je exiger que les hôtels américains acceptent la carte de crédit de mon employeur comme moyen de paiement, au lieu de demander une carte de crédit personnelle lors de l'enregistrement?

Je travaille pour un organisme gouvernemental aux États-Unis. Dans le cadre de mon travail, j'ai parfois des voyages de plusieurs jours. Mes séjours à l'hôtel sont payés par mon employeur et sont exonérés d'impôt.

Je rencontre souvent des problèmes pour payer des hôtels d’affaires. Avant de voyager, mon bureau remplit un formulaire avec les hôtels, qui est censé permettre à l'hôtel de facturer ma chambre sur la carte de crédit du bureau. Cependant, inévitablement, lors de mon enregistrement, le préposé de l'hôtel insiste pour que je dois utiliser ma carte personnelle. Cela signifie que je dois couvrir temporairement le coût de ma chambre (jusqu'à ce que je sois remboursé), mais aussi que l'État doit maintenant payer des impôts (ce qui représente une mauvaise utilisation des fonds des contribuables).

Comment faire en sorte qu'un hôtel accepte la carte de crédit de mon employeur comme moyen de paiement plutôt que d'insister pour que j'utilise ma carte personnelle?

Le problème ici n’est pas la carte de crédit d’ entreprise , mais le fait que vous essayez de le faire sans carte physique . Un numéro de carte de crédit suffit pour effectuer une réservation. C'est pourquoi l'appel téléphonique fonctionne, mais la réception doit facturer un acompte à l'arrivée et le protocole en vigueur vous oblige à remettre une carte physique à cet effet. L'hôtel ne se soucie pas particulièrement de savoir si c'est le vôtre ou celui de la société, tant que c'est valide et que votre nom y figure.

Le bon sens serait que votre employeur vous donne une carte de crédit professionnelle , que vous pourrez ensuite utiliser pour payer des dépôts et régler la facture. Étant donné que votre employeur est un organisme gouvernemental et ne le fait pas, je présume cependant qu’il n’est pas sain d’esprit.

L'autre option consiste à prépayer votre chambre d'hôtel à l'aide de la carte de crédit professionnelle. Vous devrez peut-être quand même remettre une carte de crédit personnelle pour le dépôt (pour couvrir le raid du minibar, etc.), mais celle-ci devra être restituée dans son intégralité au plus tard un jour ou deux après votre départ, sans aucun frais pour vous ou le contribuable.

Voir aussi: Réservation d'hôtel avec ma carte de crédit pour une troisième personne. Cette personne aura-t-elle des problèmes lors de l'enregistrement?

Nous avons eu une situation similaire dans notre entreprise, où nous voulions réserver et payer l'hébergement pour les visiteurs mais (évidemment) sans fournir à ces visiteurs les détails de notre carte de paiement.

À l'origine, nous avons fait ce que votre employeur semble faire: nous avons envoyé une autorisation de carte de tiers à l'hôtel pour chaque réservation et nous espérions que cela serait lié à la réservation / récupérée par le personnel de l'hôtel. Hélas, comme vous l'avez constaté, cela n'a souvent pas fonctionné comme prévu: nos visiteurs devaient souvent, de manière embarrassante, appeler à l'enregistrement pour régler le problème. Bien sûr, il se peut (comme d'autres l'ont suggéré) qu'on leur ait simplement demandé de donner une pré-autorisation pour des extras, mais même cela aurait dû être porté à notre carte, de sorte que cela n'était toujours pas satisfaisant.

Nous avons finalement résolu ce problème en ouvrant un compte d'entreprise auprès de la chaîne d'hôtels, spécialement conçu pour gérer précisément ce type de réservations. Le problème est non seulement résolu, mais nous bénéficions également de tarifs réduits et d'un crédit sans intérêt de la part de l'hôtel, ainsi que d'une facturation mensuelle détaillée par centre de coûts. Il a allégé tant de points douloureux!

Je suppose que c'est quelque chose que la plupart des grandes chaînes proposent, mais le programme Business Advantage d'IHG a tout son mérite . Un avantage supplémentaire de leur formule est que la personne effectuant la réservation reçoit des points Business Rewards, tandis que les clients séjournant à l'hôtel reçoivent toujours leurs propres points Rewards Club comme d'habitude (et si les deux sont la même personne, des points bonus!).

Dans le passé, ma société avait payé les séjours à l’hôtel avec la carte de crédit de la société, agent de voyages. Le processus a consisté pour l’agent de voyages de mon entreprise à remplir un formulaire d’autorisation de carte de crédit et à le faxer à l’hôtel. Dans l'idéal, un appel devrait être suivi pour confirmer la réception et l'acceptation du paiement par un tiers.

Un exemple de formulaire d'autorisation de carte de crédit ressemble à ceci

Voici un moyen de donner la priorité à votre bureau.

Tout d’abord, avant de partir, demandez au bureau s’il a résolu le problème de carte de crédit avec l’hôtel. Si ce n'est pas le cas, informez-les que vous ne pouvez pas y aller avant. Ils vont probablement juste vous souffler et dire "ouais, c'est bon."

Ensuite, assurez-vous que lorsque vous vous enregistrez, c'est pendant les heures normales de bureau. En d’autres termes, lorsque vous êtes sûr que le personnel de votre bureau est à leur bureau.

Vous commencez le processus d'enregistrement. L'hôtel vous demande votre carte de crédit. Vous leur dites que c'est dans le dossier. Ils demandent ensuite à nouveau la carte physique. À ce stade, appelez votre bureau et dites-leur que vous ne pouvez pas vous enregistrer à l'hôtel. Ne proposez pas d'utiliser votre propre carte. Laissez le bureau d’affaires parler à l’hôtel.

Une des deux choses vont se passer. Soit le bureau d’affaires / l’hôtel règle le problème, soit vous revenez dans l’avion pour rentrer chez vous. Si vous finissez par rentrer chez vous, votre responsable va probablement être en colère. Assurez-vous qu'il est dirigé vers le bureau d'affaires.

Quelqu'un s'assurera ensuite que vous avez une carte d'entreprise sur laquelle figure votre nom OU il s'assurera qu'aucune carte de crédit ne devra être présentée lors de votre prochain enregistrement.

Votre perspective en est une qui présume que la fraude n'existe pas. Qu'est-ce qui empêche Frank Abagnale (ou même un arnaqueur de variétés de jardin) de simuler tout cela avec des données de carte de crédit volées?

Les transactions "Carte non présente" présentent un risque inhérent pour un hôtel. Les sociétés émettrices de cartes de crédit assument une certaine responsabilité en matière de fraude. À présent, lorsque la nature d’une entreprise exige absolument que le client soit physiquement présent, il est plutôt difficile d’expliquer aux responsables de la gestion des risques pourquoi vous effectuez des transactions avec "carte non présente" .

Le gestionnaire des risques disait "Faites des affaires comme d'habitude. Le client présente physiquement une carte, la fin." En d'autres termes, si votre employeur ne vous donne pas de carte physique, il considère que ce n'est pas leur problème.

Leur réponse à des personnes comme vous, est que votre méthode de paiement de base reste la carte que vous présentez physiquement et qui est vraisemblablement votre carte . Ils sont également disposés à essayer de la manière que vous leur demandez (ou non) ... et si cela fonctionne réellement, alors vous êtes hors jeu. En bout de ligne, ils sont payés par vous à moins que quelque chose d'autre ne fonctionne.

Une solution consiste à utiliser Samsung Pay (si votre téléphone ou votre montre le prend en charge).

1. Vous entrez les informations de votre carte de crédit d'entreprise dans votre téléphone.

2. Lorsque vous devez effectuer un paiement, vous déclenchez Samsung Pay et vous vous authentifiez à l'aide d'un code PIN ou de votre empreinte digitale.

3. Le téléphone génère un numéro de carte de crédit unique pour chaque transaction.

4. Partie importante: Samsung Pay est compatible avec les versions antérieures. Ainsi, même si le terminal de paiement n'accepte pas les paiements NFC mobiles, vous pouvez simplement appuyer sur le dos de votre téléphone pour accéder au lecteur magnétique. Votre téléphone imitera alors la bande magnétique de la carte de crédit unique générée (cela fonctionnera pour tous les terminaux dont les lecteurs magnétiques se trouvent sur le bord de la machine et ne sont pas enfoncés profondément dans la machine elle-même).

5. S'il s'agit d'une préautorisation, la banque affiche au départ un montant de 1 USD, ce qui se transformera en montant correspondant à celui que l'hôtel décide de vous facturer. S'ils vous obligent à remplir un formulaire papier en plus de la préautorisation électronique, vous ne mettez que les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit généré sur le formulaire, ainsi que des astérisques. Et s’ils veulent vérifier l’authenticité de votre signature, vous leur présentez votre téléphone (ou votre montre) pour qu’ils puissent comparer les signatures.

6. Partie exonération fiscale: je ne suis pas un expert, mais après des recherches approfondies , vous pouvez également vouloir prendre une capture d'écran de l'écran de confirmation de transaction depuis votre téléphone et l'envoyer à l'hôtel pour qu'elle enregistre les taxes. Cet écran de confirmation contiendra les 4 derniers chiffres du numéro de carte de crédit généré de manière unique, mais il affichera également à l'arrière-plan les 4 derniers chiffres de la carte de crédit gouvernementale d'origine, ce dont l'hôtel pourrait avoir besoin (en plus des autres exonérations fiscales). documentation requise) si elle ne veut pas être obligée de payer la taxe de vente de sa poche.

Remarque. Pour prendre une capture d'écran sur un téléphone Samsung, appuyez simultanément sur le bouton d'alimentation et le bouton d'accueil. Pour prendre une capture d'écran d'une montre Gear S3, appuyez sur le bouton d'accueil de la montre tout en effectuant un balayage simultané de gauche à droite sur la montre.

Voici ce que je ferais:

1: Informez les bureaux de l’hôtel de votre problème et demandez-leur de vous attribuer un compte pour les employés de l’État. Généralement, ils s’attendent à ce qu’un certain nombre de séjours par an leur soit attribué, mais ils accordent également une réduction. .

Votre état peut également déjà avoir mis en place un tel programme de voyage avec une chaîne d'hôtels, votre bureau de comptabilité et vos agences de voyages pourraient peut-être vous fournir des informations plus détaillées. Généralement, un tel système peut être facturé directement ou attribué à un numéro de comptabilité spécifique attribué par votre employeur [bureau d'État] - généralement, ces dispositions EXCLUENT les frais accessoires tels que le téléphone et l'alcool .. pour lesquels le greffier vous demandera les informations de votre carte ..

Je suppose également que le formulaire envoyé à l’hôtel comporte un identifiant exonéré de taxe.

2: Si cet hôtel est une chaîne, vous pouvez également rejoindre leur programme d’avantages sociaux et avoir les informations de carte de bureau dans les fichiers pour cela. Ce scénario de stockage de la carte gouvernementale dans les fichiers est probablement plus difficile, car je pense qu’ils voudront avoir la carte physique. à l'arrivée

Comment faire en sorte qu'un hôtel accepte la carte de crédit de mon employeur comme moyen de paiement plutôt que d'insister pour que j'utilise ma carte personnelle?

"Désolé, je n'ai pas de carte de crédit personnelle."

D'après mon expérience, ils vous demanderont ensuite de laisser un dépôt en espèces pour les boissons prises au mini-bar, qui vous seront restituées à votre départ.

Tout d’abord, assurez-vous de transporter tous les documents pertinents, physiquement. Donc, si l'entreprise a un accord avec l'hôtel, emportez-en une copie, s'il y a un courrier électronique où elle a accepté d'accepter cette carte, imprimez-la, etc.

Cela en soi peut le résoudre dans certains cas. Un client qui dit "mon entreprise est d'accord avec l'hôtel X" n'est pas le même document qu'un document avec l'en-tête de la chaîne, envoyé par la succursale principale, indiquant X.

(En outre, cela peut aider à clarifier la position des deux, car il peut y avoir de petits caractères dans le X-with-company-Y que ni vous ni le greffier ne connaissaient)

Néanmoins, il se peut qu'ils insistent pour que l'acceptation de votre carte de crédit d'employeur soit "impossible" ou même "illégale". Faites-les documenter . Demandez-leur de vous fournir un formulaire indiquant que vous leur avez demandé d'accepter la carte 1234, selon le document XYZ, mais qu'ils ne peuvent pas le faire car <leur excuse>, il n'y a pas d'autre option que d'utiliser votre carte de crédit personnelle et qu'ils acceptent que s’il s’agit d’une erreur de leur part, ils seront responsables de tout coût supplémentaire occasionné par cela. Faites-le signer par l'employé et idéalement avec le cachet de l'hôtel.

De préférence, préparez le texte à l’avance et passez-le en revue avec votre service juridique. Préparez ce document avec le jargon juridique approprié et un espace où il peut renseigner une description du problème.

S'il est vraiment impossible de faire autrement, il ne devrait pas y avoir de problème à le reconnaître par écrit, non?

Eh bien, vous découvrirez probablement qu'avant de le faire, ils feront tout leur possible pour le faire. Ou tout à coup, il y a en fait une autre alternative.

S'ils refusent, soutenez que vous devez justifier cette irrégularité (après tout, pourquoi votre entreprise vous rembourserait-elle si elle avait déjà tout géré?). S'ils le font, donnez-leur votre carte personnelle et continuez. Plus tard au bureau, vos comptables peuvent examiner le problème énoncé et décider du meilleur plan d'action. Il est possible qu'une partie de l'accord avec l'hôtel ne soit pas claire et qu'il soit nécessaire d'ajouter des clauses supplémentaires lors de la prochaine réservation. Il est possible que l'hôtel soit en faute, auquel cas vous avez à la fois un document par lequel ils acceptent d'accepter une carte et un autre par lequel ils refusent de le faire, ce qui semble un cas assez clair pour leur demander de rembourser les taxes à votre entreprise, le coût du travail de vos comptables traitant votre remboursement, les conséquences si votre carte était compromise en raison d'une violation... Ou ils préfèrent peut-être ne pas poursuivre (encore) à ce sujet, il suffit de se plaindre auprès de la liaison avec l'hôtel qui a accepté d'accepter la carte (ce qui devrait informer l'hôtel du problème, par exemple, cela peut les inciter à enseigner à leurs employés procédure appropriée dans ces cas), ou même ne rien faire. Dans tous les cas, vous forcez l’hôtel à exprimer sa contradiction et devrait être le point de départ.

D'après mon expérience, les hôtels prendront une carte de crédit à l'enregistrement et la mettront en attente, mais ne finaliseront pas la charge avant la fin du séjour. Vous pourrez ainsi leur donner une carte personnelle et une fois dans la chambre, appelez le bureau commercial et demandez-leur de régler le problème avec l'hôtel avant votre départ.

Je fais ce que vous voulez faire depuis quelques années. Mon employeur utilise Concur, une grande agence de voyages. Lorsque je réserve un hôtel via Concur, ils lui attribuent un numéro de carte de crédit virtuel. (Ils ne me font jamais confiance avec ce numéro!) Lorsque je m'enregistre, cela fonctionne généralement. Je peux appeler l'hôtel avant de voyager pour vérifier que tout est réglé.

Les exceptions seraient les très petits hôtels et les tarifs d'événements spéciaux, comme les conférences, qui doivent être réservés sur le site de la conférence. Pour ceux-là, j'utilise mon CC.