Facturation des clients pour les dépenses en ressources

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Je pourrais utiliser d'autres idées de designers. Je suis pigiste et j'effectue souvent des achats pour mes clients - photos, plug-ins de sites Web, noms de domaine, etc.

50% du temps, je fais simplement ces achats via mon propre compte et je mets une ligne sur la prochaine facture du client pour remboursement. Habituellement, je ne le marque pas sauf s'il imprime.

Je repense la façon dont je gère cela parce que 1) En période de pointe, les dépenses du client peuvent être élevées et je "baisse" X montant en dollars parce que j'ai payé d'avance ces dépenses pour le client. 2) C'est plus de travail pour moi d'entrer des factures de dépenses.

Je me demande si je devrais simplement demander les détails de la carte de crédit pour chaque client pour ce type d'achats. Cela ne me dérange pas tellement # 2 ci-dessus, mais # 1 peut être une douleur dans le cul pour les gros achats.

feu de rue
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Réponses:

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En général, demandez un acompte pour couvrir certaines parties des dépenses. Vous pouvez facturer ces dépenses à 100% de leur valeur + le reste de l'acompte que vous facturez habituellement.

Ne demandez pas de numéros de carte de crédit, cela pourrait vous poser plus de problèmes et peu de clients sont prêts à partager ces informations. De plus, cela vous oblige également à garantir que ces informations sont conservées de manière sécurisée.

En outre, selon l'endroit où vous vivez ... gardez à l'esprit que toutes les dépenses pour lesquelles vous êtes payé et remboursé sont toujours en partie considérées comme un revenu pour vous. Habituellement, vous obtenez également un crédit d'impôt pour les dépenses, mais les revenus continueront d'augmenter. Parfois et pour des raisons fiscales, vous souhaiterez peut-être rester en dessous d'une certaine fourchette pour ne pas en obtenir une plus élevée pour économiser des impôts. Donc, dans la mesure du possible, avec de grosses dépenses et si votre pays a des niveaux d'imposition différents, cela peut être une autre raison pour laquelle il serait préférable de laisser le client payer directement ses propres dépenses.

Pour les images de stock:

Je fais comme Ted Angel et je charge un montant fixe. Ne facturez pas exactement ce qu'ils vous coûtent, car comme vous l'avez dit, vous passez du temps à gérer cela et il y a parfois des frais de transaction. Si le client veut économiser, il peut ouvrir librement son propre compte sur un site de banque d'images et vous envoyer la haute résolution.

Utilisez la maquette ou la basse résolution jusqu'à ce que le projet soit entièrement approuvé. Envoyez ensuite la facture complète avant d'envoyer les fichiers finaux qui incluent la haute résolution. De cette façon, vous ne serez jamais coincé à acheter des images et à ne pas être payé pour elles.

Pour les plugins et l'hébergement:

Laissez le client ouvrir son propre compte où vous achetez les plugins. Vous pouvez leur expliquer que de cette façon, ils gardent le contrôle total des mises à jour et c'est également leur propriété.

De cette façon, vous n'aurez pas non plus à gérer les renouvellements et le client peut partager les détails de son compte avec vous ou vous ajouter en tant qu'administrateur à ce sujet.

Tirages:

Calculez une marge de 20 à 30% ajoutée aux coûts réels des tirages et commandez uniquement une fois le paiement envoyé.

En général:

Ajoutez un supplément qui inclura la gestion requise pour gérer les dépenses et les formalités administratives supplémentaires.

go-junta
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"Ne facturez pas exactement ce qu'ils coûtent" - oui, si vous ne vous en faites pas le prix, cela vous coûtera de l'argent. "Laissez le client ouvrir son propre compte" - eh bien, cela dépend vraiment de votre clientèle. J'ai parfois passé plus de temps à faire du soutien et à expliquer quoi faire que si je venais de le faire moi-même (moyennant des frais fixes peu élevés).
MrWhite
Merci pour les conseils @ go-junta! J'apprécie beaucoup. La portion fiscale était également quelque chose qui m'intéressait. Je ne pense pas que ce soit une grande préoccupation pour moi, mais je gère de temps en temps les travaux d'impression. Si le montant dépasse 100 $, j'exige généralement un paiement initial. Cependant, cette facture d'impression s'ajoute à mon revenu brut - la majeure partie est déduite en tant que dépense et une petite partie (ma majoration) du revenu net. Je croyais que toute dépense était entièrement déduite de votre revenu brut - alors je devrais même en sortir, sauf que cela pourrait changer ma tranche d'imposition?
streetfire
@streetfire Ce n'est pas un problème pour les quelques dépenses de 100 dollars, mais cela peut devenir un pour les dépenses qui peuvent coûter quelques milliers, par exemple un abonnement ou des impressions Infusionsoft. Vous avez raison, les dépenses sont déduites mais certains pays qui ont des taxes sur les services supplémentaires calculeront toujours le total comme revenu et vous demanderont ensuite de remplir des rapports mensuels supplémentaires et de facturer à vos clients des taxes supplémentaires en fonction de cela. C'est plus un problème si vous opérez en tant qu'individu. Demandez à votre comptable, c'est très simple pour eux et cela dépend où vous vivez!
go-junta
@ w3d Oui, je suis d'accord, cela dépend de la clientèle. Parfois, cela vaut la peine d'ouvrir simplement le compte, de payer les premiers mois ou l'année, puis de donner les informations de connexion au client. Ce qui le rend plus facile, c'est quand vous pouvez utiliser un e-mail partagé pour ce genre de chose (par exemple, [email protected]) au lieu de leur propre e-mail professionnel. Certains sites Web ont des fonctionnalités de sécurité qui sont très gênantes lorsque vous essayez d'accéder à la zone membre à partir d'une autre IP!
go-junta
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Il y a plusieurs problèmes avec ceci:

Aux heures de pointe, les dépenses du client peuvent être élevées et je suis "en baisse" de X dollars parce que j'ai payé d'avance ces dépenses pour le client.

Ne payez jamais d'avance sans l'approbation finale, de préférence par écrit, du client. L'approche que vous adoptez actuellement pourrait être très coûteuse un jour. Si vous travaillez sur un projet de site Web avec un domaine de votre poche, l'hébergement et l'achat de fichiers source et que le client marche, vous n'avez pas de chance.

C'est plus de travail pour moi d'entrer des factures de dépenses.

Il existe de nombreux itinéraires que vous pouvez emprunter sans réellement générer de revenus.
En fonction de votre flux de travail, si par exemple vous avez besoin de faire des dépenses d'un montant X au cours d'une certaine étape du projet, vous pouvez l'incorporer dans le brief initial en tant que coûts matières. Dans le mémoire initial, vous devriez de toute façon poser des questions sur le contenu et s'ils disent qu'ils veulent des photographies, demandez-leur quel budget ils ont à l'esprit et s'ils en ont un, vous pouvez essayer de demander ce montant à l'avance.

Dans la conception, vous devez généralement utiliser une version filigranée des photos de stock, vous permettant de soumettre la conception complète afin que le client puisse signer à la fois la conception et les photos à utiliser avant que vous (ou lui) n'achetiez.

Je me demande si je devrais simplement demander les détails de la carte de crédit pour chaque client pour ce type d'achats. Cela ne me dérange pas tellement # 2 ci-dessus, mais # 1 peut être une douleur dans le cul pour les gros achats.

Personnellement, je ne ferais jamais ça. Vous vous exposeriez à toutes sortes de problèmes juridiques qui pourraient vous infliger une amende ou même être arrêté et avoir un effet négatif sur votre réputation. Le problème n'est peut-être même pas de votre faute, quelqu'un dans l'entreprise pourrait dire "Je n'ai pas autorisé l'utilisation de cette carte" après coup, ce qui vous fait mal paraître jusqu'à ce qu'il découvre que la personne A vous a donné l'autorisation, mais il n'est pas allé à travers les étapes correctes, ce qui signifie que l'autorisation était effectivement invalide.

DᴀʀᴛʜVᴀᴅᴇʀ
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Salut et merci pour vos commentaires :) Je l'apprécie. Il y a certainement des risques à vous donner des détails de carte de crédit et je n'ai jamais vraiment été à l'aise de le faire ... sauf pour un client avec qui je travaille à temps partiel et que j'ai depuis plusieurs années. Le dépôt pour ce type de chose pourrait fonctionner. Je n'exige généralement un dépôt que pour les nouveaux clients. S'ils sont des clients réguliers - dont la plupart sont des miens - et paient à temps, je n'en ai pas besoin, sauf si je suis certain qu'il y aura des coûts importants lors de leur projet. Toutes les photos de stock que j'ai toujours approuvées avant l'achat.
feu de rue
À tout moment et bienvenue sur le site. Si vous trouvez que l'une de ces réponses répond à votre question, veuillez la marquer comme réponse acceptée.
DᴀʀᴛʜVᴀᴅᴇʀ
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Pour mon entreprise de conception indépendante, je paie généralement les ressources et facture le client. Pour des choses comme les photos, je facture des frais fixes (15 $ - 20 $) par photo. Comme j'ai des abonnements à des sites de stock, je finis par faire un petit bénéfice, qui paie essentiellement mon abonnement et met un peu plus dans ma poche. Là encore, il y a des mois où je n'utilise peut-être pas assez de photos pour payer mon abonnement, donc cela se égalise probablement.

Pour les éléments comme les thèmes, les plugins, les polices, etc., je répercute le coût sur le client, sans balisage. Avec les noms de domaine, je demande au client d'acheter le domaine lui-même, puis de me donner accès à la gestion du domaine.

J'ai eu des clients qui m'ont offert une carte de crédit pour faire des achats, mais généralement c'est quelque chose que j'évite. Quelque chose dont je ne veux vraiment pas être responsable. Si les frais de ressources s'accumulent, je recommanderais de demander un acompte pour le projet.

Ted Angel
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Vous devriez obtenir un dépôt pour le projet dès le départ.
Cai
Je vous souhaite la bienvenue sur le site, mais comme vous êtes nouveau, je vous encourage à supprimer votre lien de domaine dans vos réponses et à l'appliquer à votre profil en effectuant une modification . Si vous continuez à répondre à des questions qui incluent votre lien indépendant, vous serez signalé pour spam et nous devrons les supprimer. En outre, vous pouvez subir des downvotes si vous continuez à inclure votre entreprise de conception indépendante car il y a plusieurs autres concepteurs sur ce site qui pourraient faire de même mais ne le font pas. C'est dans leur profil ..
DᴀʀᴛʜVᴀᴅᴇʀ
J'ai compris, désolé. Supprimé.
Ted Angel
Merci @TedAngel. On dirait que nous le faisons de la même manière. L'idée d'avoir un dépôt peut fonctionner dans certains cas. J'ai également pensé à le mettre sur notre CC plutôt que de retirer le montant directement de mon compte bancaire. Cela me donnerait la possibilité d'obtenir le paiement du client. Bien sûr, je ne suggérerais pas de le faire si quelqu'un n'était pas en mesure d'effectuer le paiement CC à son échéance. Je ne paierais jamais d'avance si je n'étais pas sûr que le client était fiable.
streetfire
Merci pour la contribution et bienvenue sur le site! Faites-nous savoir si vous avez des questions
Zach Saucier