Un client m'a récemment envoyé un courriel pour me demander les fichiers source d'un projet que j'avais réalisé pour eux il y a deux ans. Je n'ai pas les fichiers source car c'était il y a si longtemps et le client a dit que c'était très peu professionnel et étrange de ne pas conserver les fichiers source pour tous les projets que je réalise.

Existe-t-il une durée habituelle pendant laquelle vous devriez vous attendre à conserver les fichiers source? Devez-vous conserver tous vos fichiers source pour vos projets et ne jamais vous en débarrasser?

Mon entreprise est pas un service de sauvegarde pour tout client.

Tous les clients devraient sauvegarder eux-mêmes les fichiers qu'ils ont reçus . Ce n’est pas de ma responsabilité d’être un service de sauvegarde indéfini pour quelque client que ce soit.

Les clients ne paient pas de frais réguliers pour entretenir l'équipement, mettre à niveau les disques durs, acheter des disques durs supplémentaires si nécessaire, maintenir les logiciels, etc. Par conséquent, les clients NE me rémunèrent PAS pour la sauvegarde de leurs fichiers. Les clients ne revendiquent aucune des sauvegardes de mon entreprise . Je gère les sauvegardes de mon entreprise comme elles le devraient pour leur entreprise . Si j’exécutais un service de sauvegarde, des frais d’abonnement mensuels et des contrats seraient en place pour un tel service. Il est ridicule d'attendre de mon entreprise qu'elle conserve les vieux éléments dont elle pourrait avoir besoin à l'avenir.

Soyons clairs ... J'ai des sauvegardes pour mon entreprise depuis, bien avant même sa création. Je pense avoir des dossiers de plus de 30-35 ans. Les chances sont très élevées que je devrais avoir besoin d'un fichier d'il y a 10-20-30 ans. Que je puisse ou non l'ouvrir (c.-à-d. Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions, etc.) peut être un autre problème, mais j'aurai probablement les fichiers.

La différence ici est ce que le client peut demander ...

Mes sauvegardes servent essentiellement à soutenir mes relations avec les clients et à faciliter mon propre flux de travail , mais mes sauvegardes ne sont jamais un espace de stockage gratuit pour permettre aux clients de récupérer des fichiers à une date ultérieure simplement parce que le client les demande .

Il est quelque peu peu professionnel qu'un client demande des "fichiers sources" sans vous dédommager pour ces fichiers. Ici, les fichiers source coûtent toujours de l'argent . Il est également un peu "peu professionnel" pour votre client de ne pas sauvegarder ses propres fichiers et de ne pas s'appuyer sur des activités indépendantes pour conserver son contenu numérique important.

Ce n'est pas un manque de professionnalisme pour vous de ne pas avoir une sauvegarde de leurs fichiers de 2 ans s'ils ne sont pas clients depuis deux ans. En fait, il est souvent normal de ne pas avoir de fichiers pour les clients plus âgés. Et même si vous les avez, vous n'êtes pas obligé de les fournir. C'est votre sauvegarde, pas la leur.

Mes procédures de sauvegarde ....

Il n'y a pas de règles réelles à ce sujet. En général, je conserve des fichiers tant que je travaille toujours avec un client ou jusqu'à ce que cela devienne incommode de les maintenir.

Je maintiens à tout moment une sauvegarde actuelle triple redondante qui englobe tous les clients relativement actifs en plus de toutes les marques de clients, illustrations personnalisées, images haute résolution, etc.

La triple redondance et le système de sauvegarde incrémentielle me permettent de supprimer un fichier ou plusieurs fichiers de mon répertoire de travail principal en sachant que le fichier que j'ai supprimé est déjà sauvegardé dans au moins 2 autres emplacements . Cela tend à garder mon répertoire de travail principal à une taille raisonnable. Je supprime souvent les archives .zip ou les fichiers fournis par le client, ou les itérations précédentes d'un projet non approuvées / rejetées - essentiellement des éléments superflus dont nous n'aurions de toute façon plus besoin dans le futur. Encore une fois, je supprime ces fichiers mais je sais qu’ils existent également dans au moins deux autres emplacements. Donc, je ne taille que le répertoire SOURCE, pas les sauvegardes. Les répertoires de projets individuels ici peuvent facilement dépasser 10 ou 100 Go à la fois. Donc certainsLa prise en compte de la taille globale de la sauvegarde est en quelque sorte un impératif. Tout ce que je peux faire pour que les fichiers importants soient conservés tout en réduisant la quantité totale de Mo, Go / To nécessaire à la sauvegarde est une bonne chose. Si tout ce que j'avais était des fichiers HTML / PHP / CSS de site Web de 50 à 100 Mo et des images Web, je garderais probablement tout.

J'ai tendance à reconstruire entièrement mes sauvegardes tous les 4-6 ans. Ce que je fais est de déconnecter l'un des RAID de sauvegarde et de le stocker (coffre-fort). Reformatez l'autre RAID de sauvegarde, ajoutez un nouveau RAID de sauvegarde et sauvegardez tout ce qui commence à partir de cette date. Avec cette méthode, rien n’est jamais réellement éliminé, mais les anciens fichiers ne font plus partie d’une sauvegarde redondante . Si le seul emplacement d'un ou de plusieurs fichiers de clients particuliers se trouve sur ce disque dur archivé unique dans le coffre-fort et que ce RAID échoue, eh bien, j'ai perdu ces fichiers de projet. Ainsi, tous les projets âgés de plus de 4 à 6 ans peuvent ou non avoir vu leurs fichiers supprimés, perdus ou détruits pour cause de corruption.

Depuis la mise en œuvre de tout cela il y a environ 15 ans, je n'ai perdu aucun fichier. Pas une. Bien sûr, il me faudra peut-être plus d'une semaine pour restaurer des éléments à partir de divers RAID de sauvegarde, mais le plus important est que je dispose toujours de tout.

Charge si vous allez creuser pour cela .....

La dure réalité est que tout ce qui a plus de 3/6 mois ou peut-être 1/2 ans devrait être considéré comme disparu par le client, même s'il me reste encore des fichiers. Je demanderais certainement un tarif horaire pour vérifier si j'ai toujours leurs fichiers et le temps qu'il faut pour récupérer tout ce que je peux avoir, le tout associé à un tarif minimum. Cela en plus des frais de livraison pour les fichiers. Les clients qui ne gèrent pas leurs propres sauvegardes sont responsables des dépenses associées à la perte de leurs fichiers.

À moins qu'un client ne me paye pour le stockage, je ne suis pas responsable de rien sauvegarder pour eux. J'insisterai encore une fois sur le fait que si le client souhaite m'engager pour mettre à jour un ancien projet, je n'ai aucun problème à plonger dans mes sauvegardes pour récupérer l'ancien projet (économiser éventuellement l'argent du client). En réalité, le seul problème avec l’utilisation de ma sauvegarde en tant que source pour la livraison de fichiers est simplement due au fait que certaines autres entreprises n’ont pas réussi à conserver leur propre sauvegarde.

Les clients sournois ......

Sachez également que… certains clients au hasard ou peut-être néfastes ou contraires à l'éthique peuvent utiliser le passage du temps comme méthode pour contourner vos pratiques habituelles . Ce n'est pas toujours méchant dans la nature, mais ça peut l'être. Le client sait très bien que vous facturez des frais pour les fichiers de projet. Ils ne veulent pas payer ces frais lorsque vous terminez le projet au départ. Aucun problème. Vous livrez ce que le contrat stipule que vous devez livrer, le client vous paie et tout le monde passe à autre chose.

Quelque temps plus tard, généralement un an ou plus, le client peut demander des fichiers de projet comme s'il les "avait perdus" ou "qu'ils avaient été détruits par erreur" en prétendant qu'ils avaient été livrés initialement dans le cadre du projet. Ceci est fait dans l'espoir que vous ne réussissiez peut-être pas à vous souvenir des détails. Soyez prudent de cette pratique. Comme je l'ai posté, ses clients ne sont pas toujours de nature malveillante. Parfois, les clients vous oublient honnêtement de facturer les fichiers de projet. Cependant, il peut aussi être très intentionnel et réfléchi d'essayer de contourner le paiement tout en récupérant les fichiers. J'ai rencontré les deux au fil des ans.

Tl; dr:

Mes sauvegardes sont pour mon entreprise , elles sont à moi . Mes sauvegardes ne sont pas destinées aux clients et le client n'a aucun "droit" sur mes sauvegardes sans compensation. Les clients sont entièrement responsables à 100% de leurs propres sauvegardes.

J'ai été à la fois celui avec les sauvegardes et celui qui avait besoin d'une sauvegarde. En général, à moins qu'il soit difficile pour vous de conserver leurs fichiers (par exemple, des téraoctets de vidéo ou des contrats l'interdisent), vous devriez le conserver.

Il arrive parfois qu'un fichier soit accidentellement supprimé ou corrompu, que la modification soit synchronisée avec la liste déroulante, etc., et que vous ne remarquiez pas pendant 6 mois que le fichier source avait disparu.

La seule solution à ce type de scénario consiste à avoir plusieurs sauvegardes de tout , des piles de vieux disques durs qui ne sont en principe jamais touchées une fois la sauvegarde effectuée, ce qui n’est pas une stratégie de sauvegarde normale.

Donc, à la fin, vous devriez garder des sauvegardes pour trois raisons:

1. Dans un cas comme celui-ci, vous pouvez aider votre client, ce qui vous donne un aspect plus professionnel.
2. Le travail que vous avez fait est votre travail, vous devriez conserver la preuve que vous l'avez fait au moins pour vos propres dossiers pour votre propre référence
3. Enfin, si un client revient dans 10 ans et demande des variantes du logo, quelles sont les chances qu'il ait vos fichiers source originaux dans un format qui vous convient? (Les concepteurs doivent recréer plusieurs fois le code source des logos pour les logos car les clients ont perdu les fichiers que nous leur avions envoyés des années auparavant.)

Votre travail est de ne pas fournir un service de sauvegarde, mais votre travail est de fournir un bon service à la clientèle.

Si faire X vous permet de fournir un meilleur service aux clients et de vous donner une meilleure apparence, faites-le alors. Il y a très peu d'exceptions.

De petites choses comme celle-ci font la différence entre un professionnel avec lequel les clients voudront travailler à nouveau et renverraient une entreprise à un entrepreneur sans visage au hasard dont les clients oublient le nom du nom dès que le projet est livré.

Je garde les fichiers de conception, de code, etc. indéfiniment. C'est peu coûteux et mes clients fidèles l'apprécient - non pas qu'ils le sachent directement, mais quand ils reviennent, je n'ai pas à refaire le travail précédent à partir de zéro.

Cependant, pour moi, il y a une raison plus importante. Bien que je ne sois jamais confronté à des problèmes juridiques ni à des responsabilités juridiques, le fait de disposer de dossiers et de toutes les informations relatives à ce que j'ai fait me procure un peu de protection si quelqu'un venait à me demander. Que ce soit pour la protection de la propriété intellectuelle (c.-à-d. Inventions, secrets commerciaux, etc.), ou même dans l'éventualité peu probable d'une action en justice suggérant la responsabilité d'un dommage, je peux montrer 1) ce que j'ai fait, 2) quand je l'ai fait, 3) qui m'a contracté faire le travail, et 4) ce que le contrat était.

Cela ne prend pas beaucoup de temps et d’efforts, mais il faut faire attention. L'un des problèmes les plus importants est la recherche de l'ancien logiciel. Ainsi, lorsque je termine un projet, je m'assure que tous les logiciels de conception sont également sauvegardés, ainsi que les informations de licence et les bibliothèques / fichiers / données associés nécessaires pour reconstruire l'environnement en cas de besoin. . J'ai rarement eu à retirer ce genre de chose - en général, lorsque le logiciel et les fichiers deviennent incompatibles avec les dernières versions, une toute nouvelle version est garantie. Cependant, j'ai repris d'anciens projets mal entretenus par d'autres suffisamment de fois pour savoir qu'il est important de pouvoir reconstruire un environnement obsolète.

Cependant, je charge si nécessaire. S'ils demandent des fichiers qu'ils ont déjà achetés, et que c'est assez récent pour que cela ne demande que peu d'effort, je ne facture rien. Mais s'ils demandent quelque chose qui date de plusieurs années et que je dois passer par de vieux médias, ou s'ils demandent des matériaux supplémentaires qu'ils n'ont pas achetés à l'origine, je les facturerai conformément à notre accord initial, ou j'aurai un discuter avec eux de leurs besoins. Si cela est accessoire à un nouveau projet, ils veulent que je le fasse, je vais incorporer ces coûts dans le nouveau projet. Ce service n'est pas gratuit, il s'agit principalement de répondre à mes propres besoins.

La réponse courte:

Vous devez conserver les fichiers aussi longtemps que cela est spécifié dans le contrat.

J'ai travaillé avec des clients qui voulaient tout et qui voulaient que je supprime toutes les matières premières et j'ai également travaillé avec des clients dans lesquels nous conservions une copie de sauvegarde pendant un certain temps. Mais toujours: comme spécifié dans le contrat, vous ne pouvez pas vous tromper de cette façon.

Du point de vue du client, je m'attendrais à ce que le concepteur conserve mes fichiers jusqu'à la fin du projet, plus un délai raisonnable après lequel je pourrais éventuellement demander des modifications ou des ajouts. Six à douze mois seraient un tel moment. Si je les envoie deux semaines après la fin du projet et que je leur dis "pourrais-je faire un X de plus comme ceux que vous avez faits?" et ils ont répondu qu'ils n'avaient plus les fichiers sources, je serais surpris.

Votre client a raison de dire que plus il est professionnel, plus je pense pouvoir le faire longtemps. Je serais certainement heureux si vous pouvez toujours répondre à ma demande après deux ans. Je ne serais pas tout à fait sûr que vous puissiez le faire, mais ce serait un signe positif.

Bonne question et je suppose que cela dépend, mais généralement, en tant que fournisseur de services, vous devez toujours anticiper cette situation et être prêt à répondre à quelque chose du genre. Vous pouvez soit facturer la sauvegarde dès le premier jour, soit fournir une sauvegarde suffisante, à condition que le client fournisse un nouveau travail + plusieurs années de sauvegarde «complémentaire».

1. J'encourage toujours et à plusieurs reprises tous mes clients à conserver leur propre copie de mes produits livrables. Qu'il s'agisse de fichiers modifiables ou de simples exportations PDF (lorsque les éléments modifiables ne sont pas livrés).
2. Je ne sauvegarderai jamais les fichiers qui ont été distribués et non utilisés. Donc, si un client envoie 500 photos et que nous n'en utilisons que 10 dans la brochure, je ne sauverai pas les 490 autres photos lorsque le travail sera livré et payé. Ce ne sont que mes produits livrables réels que je sauvegarde. Je supprimerai également tous les projets de PPT, DOC, etc. utilisés pour terminer le travail lorsque tout le contenu en a été extrait.
3. Pour les clients plus importants dont le travail est étalé sur plusieurs années, je garantis 3 à 5 ans de sauvegarde pour tout ce qui est livré, inclus dans mes honoraires. C’est quelque chose que nous écrivons dans le contrat et j’aurai deux copies identiques de chaque travail sur deux lecteurs de disque dur distincts et, dans certains cas, même une troisième sauvegarde en nuage. Les clients savent qu'ils paient pour cela. Certains clients exigent en fait que je télécharge chaque livrable vers leur ftp interne sans exception, mais c'est aussi quelque chose qu'ils paient.
4. Pour les petits clients ou les clients uniques, je vais également sauvegarder leurs fichiers indéfiniment, mais ils ont généralement tendance à les nettoyer progressivement au bout de 3-4-5 ans si aucun autre contact n'a été pris pour un travail supplémentaire ou en l'absence de contrat ou de clause de forçage. moi de garder les fichiers pour toujours.

Eh bien, puisque je suis assez fier du travail que je fais pour un client, je ne garde PAS ces fichiers pour eux, mais pour moi-même.

Il est utile de les conserver car un ancien client peut demander des modifications après des mois d’achèvement du projet.

Je ne vois aucune raison de supprimer les fichiers, à moins que vous ne détestiez vraiment ce projet et que vous ne vouliez plus rien savoir à ce sujet, mais même dans ces cas, j'aime garder ces fichiers comme une histoire de mon travail, Je peux toujours revenir à ces fichiers et voir combien j'ai grandi en tant que concepteur.

Même mes propres conceptions personnelles sont toujours stockées. Et le stockage de données est WAY trop bon marché maintenant, donc il n'y a aucune excuse pour les supprimer.

Les faits

Sans contrat ni accord, il n’ya aucune obligation de conserver des copies de sauvegarde du travail que vous avez déjà effectué pour vos clients, et je ne pense pas que la plupart des gens s’attendent à ce que vous le fassiez. En fait, je doute même que le client de votre récit s’attende sincèrement à ce que vous le fassiez (les données sont perdues; les gens s'en prennent à vous.) Mais c’est définitivement une bonne pratique, sinon pour leur bien, mais pour le vôtre.

Conseils non sollicités

Si vous êtes un étudiant en design en difficulté, ne vous inquiétez pas. Si vous possédez ou dirigez une entreprise prospère, ou quelque chose de ce genre; Il est dans votre intérêt d’investir dans une solution de stockage plus complète. Pour sûr. Cela ne veut pas dire que vous en avez besoin. Tu le veux.

Ce n'est pas vraiment une situation où x est juste et y est faux. C'est plus comme ..

• A quel point êtes-vous professionnel?
• À quel point êtes-vous fier de votre travail?
• À quel point êtes-vous attaché ou investi émotionnellement?
• Dans quelle mesure êtes-vous préoccupé par la perception que le public a de vous-même / de votre entreprise / de votre travail / de votre art / d'un service / de ce que vous faites?
• Êtes-vous pensif?
• Ça t'intéresse?
• Êtes-vous uniquement intéressé par votre propre gain personnel et financier?
• Êtes-vous un minimum, ou un kilomètre supplémentaire un peu gars?

Preuves anecdotiques

Une expérience personnelle:
Récemment, j’ai contacté un studio d’enregistrement indépendant à propos de quelques disques enregistrés entre 2007 et 2010 (ou à peu près) par un de mes amis et son groupe. Non, vous n'avez probablement jamais entendu parler d'eux. L'ingénieur n'a même pas semblé savoir de qui je parlais. Ce qui est bien; Je n'avais jamais entendu parler de lui ou de son studio auparavant.

A quoi je m'attendais?
Je m'attendais à ce que ça reste comme ça; ils diraient non ou m'ignoreraient tout à fait, peu de temps avant de retomber dans l'obscurité. J'oublierais leur nom et j'oublierais leur existence pour toujours ...

Qu'est-ce qui s'est réellement passé?
Un jeune employé enthousiaste (stagiaire? Aide… personne?) M'a contacté tôt le lendemain; m'a invité à venir collectionner trois DVD double couche contenant toutes les sources audio brutes (et mixtes), ainsi que les fichiers de projet ProTools, etc. enregistrés au cours de plusieurs sessions. J'ai été invité à rester boire une bière à la fin de la journée et à venir visiter le studio pendant la semaine. Et maintenant, je les associe à cette grande expérience positive. Je ne les oublierai jamais. Je les recommande tout le temps.

TL; DR:
Est-ce que je m'attendais à ce qu'il y ait des sauvegardes? Non.
Aurais-je été en colère s'il n'y en avait pas? Non ce
que je suis raisonnable si je l' ai fait? Pas vraiment.
Aurais-je été déçu? Un peu.
Étais-je ravi de constater qu'il y avait des sauvegardes? Oui.