Comment verrouiller Microsoft Word pour protéger notre image de marque?

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J'ai renommé notre organisation il y a quelques années et créé ce que je pensais être des modèles Word très "faciles à utiliser" pour des choses comme le papier à en-tête, les formulaires et les longs documents. Aussi bien intentionnés que puissent être mes collègues, ils ne sont pas très avertis de Word et / ou pensent qu'ils sont des génies créatifs et finissent généralement par détruire le guide de marque et de style que j'ai travaillé si dur pour créer. J'ai essayé de verrouiller Word, mais c'est assez excentrique et a causé trop de maux de tête pour que les gens activent Show / Hide ou apprennent comment fonctionnent les styles Word. J'ai également essayé de former les gens de manière proactive à l'utilisation de Word de la "bonne" manière, mais cela ne fonctionne tout simplement pas. Dans un monde parfait, tous les documents devraient passer par mon bureau où je pourrais assurer leur conception avant de les rendre publics, mais ce n'est tout simplement pas possible ici.

Quelqu'un peut-il suggérer la meilleure façon de protéger notre marque tout en permettant aux collègues de créer leurs propres documents? Différents logiciels, workflow, quoi que ce soit ???

branding microsoft-office Andy Shaffer
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Quelle est la taille de l'organisation?
e100
Nous sommes un district scolaire public urbain. Plus de 200 utilisateurs au niveau du district.
Andy Shaffer

Réponses:

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C'est une question de politique, pas de technologie.

Vous devriez avoir un document de guide de style d'identité de marque de quelque sorte qui montre l'utilisation appropriée des éléments visuels et quoi faire et ne pas faire avec eux.

Les modèles peuvent être fournis à titre gracieux - mais il doit s'agir d'une politique: "Tous les documents distribués doivent respecter le Guide de style. Tous les documents marketing doivent être examinés par [insérer votre nom ou service] avant de signer pour la production et la distribution . "

DA01
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Et la politique doit avoir du mordant. C'est une question à négocier avec le plus haut niveau de la bureaucratie à laquelle vous avez accès, mais cela doit venir d'en haut ou aussi près que possible.
Alan Gilbertson
Merci DA01! Je suis totalement d'accord et je l'ai exprimé à mes supérieurs. Nous nous battons et éduquons continuellement la haute direction pour voir à quel point notre rôle dans l'organisation est important, et encore plus important, la qualité et la cohérence de notre identité visuelle. Étant en public ed, cette bataille va prendre un certain temps. Je suppose que c'est pourquoi je recherche une solution technologique que je peux mettre en œuvre beaucoup plus rapidement qu'une solution bureaucratique. Mon autre problème est que mon bureau ne compte que 2 personnes et qu'il n'y a pas d'argent pour étendre et couvrir la charge de travail de l'épreuvage, donc encore une fois pour une solution technologique.
Andy Shaffer
Oh, encore une chose. J'ai mis en place un guide de style avec le déploiement, mais nous avons un problème avec la compétence Word parmi les utilisateurs. Ce n'est pas qu'ils ne veulent pas suivre mes directives, c'est qu'ils ne savent pas comment ... une autre raison de le verrouiller.
Andy Shaffer
Le problème est que ce n'est pas un problème de technologie, donc y jeter de la technologie ne fera pas vraiment une brèche dans les choses et, si quoi que ce soit, ne fera qu'ajouter plus de clés aux rouages ​​de la bureaucratie. Quant à la maîtrise des logiciels de bureau ... c'est un problème partout ... et vous constaterez que ce n'est qu'une excuse pour que l'utilisateur final trouve des alternatives à l'utilisation de vos modèles verrouillés. Vous avez certainement du pain sur la planche, malheureusement. : /
DA01
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Je suis d'accord à 100% avec le commentaire de DA01. Sans une sorte de mandat venant d'en haut, toute tentative technique peut être sapée à volonté.

Toutefois, Word possède une fonctionnalité «Protéger le document». Dans Office 2003, il autorisait uniquement la modification des commentaires. Depuis Office 2007, vous pouvez créer des formulaires et autoriser uniquement la modification des formulaires. Il semble fournir un contrôle assez décent, mais je ne sais pas comment cela affecterait vos conceptions (c'est-à-dire, les mises en page de plusieurs pages, etc.)

Je ne sais pas si cela fonctionne bien dans la pratique. J'ai utilisé le classeur / feuille de calcul Protect dans Excel assez régulièrement (avec de bons résultats), mais je n'ai jamais essayé de déployer un document Word protégé. Bonne chance!

Cliquez sur "Protéger le document" dans l'onglet du ruban Révision pour obtenir cette boîte de dialogue:

Boîte de dialogue Protéger le document

Farray
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C'est utile de savoir. J'ai tellement détesté le "Ruban" (tout ce qui me gêne ou me ralentit devient si court) que je suis resté avec 2003. Il s'avère que tous mes clients avertis en technologie ont fait de même, donc ce sont les gens à la technologie qui ont 2007 et 2010. Contrairement à la recherche UX décalée de Microsoft, les nouvelles versions sont beaucoup plus difficiles à utiliser pour ces personnes, car le style de l'interface utilisateur est tellement différent de toutes les autres applications.
Alan Gilbertson
@Alan l'une des bonnes choses à propos du ruban est que tout a maintenant un raccourci clavier. Sur l'ancienne version, certains éléments n'étaient accessibles que par les touches fléchées du menu ou la souris.
Farray
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il y a une certaine ironie à cela, vous ne pensez pas? :) L'amélioration kbsc se qualifie sûrement pour le prix de la "fonctionnalité la moins découvrable" ... elle n'a certainement pas été mentionnée dans le battage médiatique. C'est la seule chose qui m'aurait vendu sur la nouvelle interface utilisateur.
Alan Gilbertson
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  • Configurez votre en-tête et / ou pied de page comme vous le souhaitez.
  • Insérez un saut continu sur la première ligne du document.
  • Créez le reste de votre document comme vous le souhaitez.
  • Protégez le document sous forme de formulaire, en vous assurant que la première section (la partie avant votre pause continue) est la seule section qui est protégée.
  • Enregistrez votre document.
Ryan
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Créer pour quoi? Livraison physique ou électronique?

Livraison physique - faites imprimer un papier à en-tête / en-tête par une presse commerciale. Demandez ensuite aux employés d'utiliser ces pièces préimprimées dans les imprimantes de bureau. Fournissez uniquement un framework Word afin qu'ils ne dépassent pas les graphiques préimprimés.

Livraison électronique - je ne pense pas qu'il y ait beaucoup à faire. Le mot est ... eh bien ... le mot.

Scott
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Ce n'est probablement pas une option pour les petites organisations, mais les grandes entreprises pourraient utiliser des systèmes de préparation de documents dans leurs flux de travail.

Le contenu serait préparé par le biais d'un ensemble de formulaires ou simplement d'un traitement de texte standard. Ensuite, il serait transféré à un système de préparation de documents comme LaTeX, ConTeXt, Halibut, etc., qui lui appliquerait le modèle approprié.

De nombreuses solutions ECM offrent ce type de fonctionnalité. Vous pouvez même numériser des documents physiques existants, les numériser et produire un PDF conforme à votre image de marque.

De plus, je n'ai pas essayé cela, mais supposément InCopy et InDesign peuvent être utilisés pour implémenter des flux de travail gérés entre les concepteurs et les rédacteurs, même dans les petites organisations.

Lèse majesté
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Dans Word 2010, vous pouvez restreindre la modification des modèles pour n'autoriser que la modification du contenu (aucun changement de format), ce qui aide beaucoup. Ouvrez "Review" dans les barres d'outils Sélectionnez "Restreindre la modification" Et puis configurez selon vos besoins.

Scott Jones
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