Pourquoi une entreprise voudrait-elle que je réserve un vol via un agent de voyages si celui-ci est plus cher?

J'essaie de réserver un vol. Mon université demande généralement que nous réservions un vol via un agent de voyages, mais les prix qu'il me donne sont environ 50 $ plus élevés que ceux que je peux obtenir en réservant en ligne sur le site Web de la compagnie aérienne. Cela s'est produit plusieurs fois avec différentes compagnies aériennes. Y at-il un avantage à réserver par l’intermédiaire d’un agent de voyages qui vaut 50 $ de plus?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles de telles politiques internes existent:

• Votre établissement peut obtenir un rabais sur certains services de l’agent de voyages s’il en achète assez auprès de l’agent
• En concluant un contrat avec un agent de voyages à prix raisonnable, ils s'assurent qu'aucun employé ne réserve le vol avec un agent très coûteux ou avec un agent de voyage qui se trouve être un parent du voyageur.
• L'agence de voyage propose des méthodes simples pour vérifier les informations sur les dépenses et peut ainsi réduire la charge de travail de votre personnel administratif local. Cela vaut en particulier si le paiement est acheminé directement de l'établissement à l'agent de voyages, ce qui garantit également que le voyageur ne reçoit pas de points de bonus de carte de crédit pour la réservation.
• Votre institution peut avoir un accord avec l’agent de voyages qui vérifie manuellement si les membres de votre institution ne réservent pas inutilement des classes de réservation coûteuses (afin d’obtenir davantage de miles de prime aérienne).
• Certaines assurances que votre institution a achetées ne peuvent fonctionner que si le billet est acheté directement auprès de l'institution et non par le dépliant, et ils ont choisi l'agent pour gérer de telles réservations.

Laquelle de ces raisons est celle pour laquelle cette politique existe ne peut être répondue que par les employés responsables de votre institution.

Jusqu'à présent, toutes les réponses semblent manquer un point important: votre université pourrait être légalement tenue de le faire. Plus précisément, au-delà d’un certain montant, dans de nombreux pays, les organisations du secteur public doivent suivre une procédure spécifique ( appel d’offres ) pour acquérir des biens et des services.

Quelque chose qui n’a pas été mentionné jusqu’à présent est le fait que le billet réservé par l’intermédiaire de l’agence de voyage peut être remboursable, le billet du vendeur en ligne n’étant probablement pas remboursable. Il y a plusieurs années, lorsque je voyageais pour le compte d'un organisme gouvernemental, c'était le cas. Nous avions souvent réservé des vols cent ou deux cents dollars de plus que le prix le plus bas, mais l’agent de voyages garantissait le prix des vols dans les plus brefs délais, garantissait la possibilité de modifier l’itinéraire du vol et garantissait un remboursement si annuler. Pour le gouvernement, tout cela valait le supplément.

En plus de l'autre réponse de DCTLIB ...

Vous n'avez pas précisé où vous êtes et où se trouve «votre» société, mais il peut y avoir des raisons de comptabilité fiscale ou financière.

Par exemple, si la société est située dans l’UE, elle pourrait avoir besoin d’une facture TVA appropriée pour pouvoir la réserver correctement (et peut-être obtenir un remboursement de la TVA). Et il est peu probable que certains fournisseurs, notamment aux États-Unis, fournissent cela. Le recours à un agent de voyages pourrait donner à l’université l’assurance de recevoir les documents appropriés. 50 $ représentent probablement une économie qui ne vaut pas la peine d'être poursuivie pour cette raison.

Une autre raison - ils pensent que le temps que vous consacriez à la recherche de vols pas chers vaut plus que la différence de prix.

Les grandes agences de voyages ont des numéros d'assistance 24h / 24 et 7j / 7. Si vous vous retrouvez coincé à 2 heures du matin le dimanche, ils peuvent vous faire modifier votre réservation, trouver une chambre d'hôtel, etc. La plupart des organisations sont tout simplement incapables ou réticentes à fournir ce soutien. Les agents de voyage en ligne (OTA) tels que Expedia et Travelocity ont la réputation de ne pas pointer du doigt la compagnie aérienne ou l'hôtel, alors que le prestataire renvoie correctement à l'OTA qui est "propriétaire" de votre réservation. Enfin, lorsque de l’argent revient à l’organisation, il peut être difficile et fastidieux de récupérer auprès d’une compagnie aérienne ou d’une compagnie aérienne en direct. Les grands TA qui gèrent les comptes d'entreprise ont assez de poids pour gérer les crédits et les débits.

Dans de nombreuses universités, cela est recommandé mais cela est rarement une obligation, pour les raisons énumérées dans les autres réponses. Toutefois, la réservation via une agence de voyages présente des inconvénients, par exemple si vous devez modifier la réservation du vol alors que vous êtes à la conférence. Vous devez ensuite contacter votre agence de voyage pour le faire à votre place. Cette dernière peut vous demander de payer d’abord le paiement de la nouvelle réservation, en mettant la réservation en attente jusqu’à ce que le paiement soit reçu. Il est donc très risqué de réserver un vol via une agence de voyage, c'est pourquoi je ne le fais jamais.

Si au Royaume-Uni, quelque chose appelé ATOL protège tous les billets achetés.

SI dans un endroit arriéré comme les États-Unis;

• On soupçonne qu'en cas de "problème", ils savent quel bâtiment brûler et qui reçoit la visite de "BigVinnie" et des "garçons".
• De plus, le beau-frère de quelqu'un est probablement impliqué quelque part ...