J'essaie de trouver la meilleure façon de lier une pièce imprimée au nom du fichier électronique. Quelles sont les meilleures pratiques pour nommer les fichiers et contrôler la version? Utilisez-vous une sorte de journal pour la conception graphique?

J'utilise certaines conventions.

1. N'utilisez jamais de caractères spéciaux dans le nom, y compris des caractères non anglais comme "Ñ" ou des espaces. (conservez le nom de fichier sur le Web)

2. IUseCamelCaseNamefiles.ext

3. I_can_also_use_underscores.ext (Pas très souvent)

4. J'utilise hypen pour le numéro de version ou pour séparer les différentes hiérarchies.

   • Brochure-A4-01.ext

5. Utiliser des dossiers

   • Entreprise

   • Projet

6. Si le fichier va à un fournisseur externe, j'utilise d'abord le nom du client.

   Les versions sont destinées aux modifications de conception et non à la sortie. Certaines notes supplémentaires peuvent être ajoutées au fichier.

   • CompanyName-Brochure2015-05-cmyk.pdf

   • CompanyName-Brochure2015-05-niveaux de gris.pdf

7. Parfois, j'ai besoin d'une variation, probablement une révision où le design est le même mais j'ai besoin d'un changement mineur. Je les utilise lorsque le client a besoin de comparer. Une fois le fichier autorisé, je reviens avec un numéro consécutif.

   • Brochure-2015-03a.pdf

   • Brochure-2015-03b.pdf

   • La prochaine version sera Brochure-04.pdf

8. Parfois, je crée un fichier supplémentaire avant la sortie, par exemple aplatir les images et les arrière-plans. Je renomme le fichier AVANT toute modification.

   Brochure-2015-04-output.ai

9. Certaines personnes utilisent une date sur la publication elle-même pour savoir si les informations imprimées sont mises à jour.

10. Je n'utilise jamais le mot "Final". Il n'y a rien de tel.

11. Normalement, je n'utilise pas de dates sur le nom de fichier. Cette information est incluse dans le fichier lui-même. Bien sûr, cela peut être modifié.

    Cependant, il est important d'inclure la date, à la fois dans le document et dans le fichier de nom, si elle a une certaine implication juridique et est destinée à un usage public.

    UserAgreement-September2015.pdf

12. Si le projet a une refonte totalement différente (pas seulement des changements ou une évolution), je peux ajouter V2 par exemple.

    BrochureV2-2015-05.pdf

Quelques notes sur les raisons pour lesquelles je n'utilise pas le mot "Final" dans aucun fichier.

• Certains clients sont très susceptibles de demander des changements de dernière minute. Oui, un client m'appelle parfois au téléphone "STOP j'ai changé le téléphone de ma femme hier soir".

  Comme j'ai des relations étroites avec mes fournisseurs et si je peux arrêter le processus d'impression, j'envoie simplement un Filename-05.pdf consécutif. Pas besoin de renommer le fichier Client ... FinalFinalFinal.pdf

  Combien de mots Final Final Final dois-je compter pour savoir qu'il s'agit de la version finale finale?

• Si j'ai besoin d'une modification technique, je peux renommer le fichier mais pas la version de conception. Client ... 05-overprint-01.pdf

• Imaginez une réimpression d'une brochure avec un changement mineur. Vous venez de préparer une nouvelle version.

• Une analogie: avez-vous vu un logiciel appelé VersionFinal? Il est appelé sur des numéros consécutifs, des numéros de version, pour une raison. Il n'y a pas de version finale.

• Imaginez un client qui cherche dans son e-mail une version "finale". Si un fichier est nommé comme ça mais a quelques modifications après cela, il a un problème.

• Bien sûr, il existe une version finale . Mais cette version finale est celle qui a déjà été imprimée. Celui-ci n'a ressenti aucun changement. Avant cela ... il n'y a aucun moyen de savoir s'il s'agit de la version finale.

Comme Rafael l'a suggéré:

Aucun caractère spécial et espaces dans les noms de fichiers, et tout bien trié dans les dossiers.

En général

Pour nommer mes dossiers principaux, j'aime utiliser mes "numéros de projet" et cela correspond également aux numéros de facture.

Je l'aime parce que je peux utiliser la commande de recherche ou simplement ouvrir mon dossier "work-in progress" et taper les premiers numéros d'un projet pour y accéder. Il est également plus facile de trouver la facture correspondante et la feuille de temps du projet de cette façon si j'ai besoin de vérifier les détails à ce sujet.

De plus, il est satisfaisant de regarder tous les dossiers numérotés bien triés! Je suis maintenant dans mon dossier # 1700, c'est vraiment le meilleur système que j'ai trouvé pour ne pas se perdre si vous avez beaucoup de projets et 5-10-15 ans d'archives. Il donne un aperçu rapide du nombre de projets en cours et je n'ai pas besoin d'ouvrir 2-3 dossiers pour obtenir mes coordonnées; tout est sur le nom du dossier principal (par exemple, client, version, type de projet, numéro de facture, etc.)

Les versions des épreuves et des fichiers obtiennent un numéro différent à la fin du nom de fichier. Je le préfère de cette façon car de nombreuses révisions peuvent être faites sur des projets urgents dans la même journée. Pour cette raison, je n'utilise pas de dates.

Exemple pour différents ensembles de premières ébauches:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3

Exemple pour différents ensembles de révisions:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1

Lorsque j'ai besoin d'insérer ce fichier dans un "fichier d'épreuve" avec les versions, j'y ajoute les coordonnées, le numéro de projet, la date, les couleurs et la note de propriété intellectuelle. Je nomme ce fichier quelque chose comme "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " et chaque page de l'épreuve a un gros 01A - 01B - 01C - 01D. Le client peut alors simplement me revenir avec ses révisions en mentionnant "J'aime le titre du 01B et le corps du texte du 02A" par exemple.

Lorsque j'obtiens une révision du même projet plus tard (par exemple après que le projet est archivé et approuvé) , ce projet a un nouveau dossier créé mais je le changerai en lettre "B", etc. De cette façon dans les archives c'est facile à trouver et je sais toujours quelle est la dernière version.

Exemple pour différentes versions d'un même projet une fois archivé:

12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1

J'utilise uniquement un dossier client avec le nom du client pour mes archives. Sur mon disque de travail principal, je préfère que lorsque le dossier des projets commence par le numéro de facture / projet, il soit plus facile à trouver et je n'ai pas besoin d'ouvrir 2 dossiers pour accéder à mon projet.

Les exemples ci-dessous sont la structure de mes projets de conception graphique; vous devrez probablement ajuster cela selon vos propres préférences. Ma structure de dossiers est un peu différente pour les sites Web; J'aurai un dossier de sauvegarde, un dossier d'image (optimisé), un dossier graphique (calques, vecteurs) et le dossier final contiendra tout ce qui est sur l'hôte (y compris des notes sur les paramètres personnalisés, xml, etc.) De cette façon, je ayez toujours une sorte de sauvegarde prête. Je déplace les fichiers que je modifie dans le dossier de sauvegarde. J'ai généralement besoin de renommer la fin des fichiers ou de les trier dans un dossier avec un numéro pour afficher la version (1-1, 1-2, etc.)

La structure principale du dossier de chaque projet:

• Mon fichier principal est toujours celui du premier niveau. Pas de confusion.
• Je n'écrase pas les fichiers révisés, je garde les fichiers "refusés" dans un dossier séparé, je change plutôt le numéro à la fin du nouveau nom de fichier par exemple. 01-1, 02-1, etc. Le client change parfois d'avis, c'est bon pour ça.
• J'ai un dossier pour les épreuves et les épreuves sont également numérotées. Je garde les preuves refusées pour référence
• Le dossier des fichiers finaux contient les derniers fichiers finaux. De cette façon, lorsqu'un client demande de renvoyer la finale, il est bien identifié et facile de trouver la dernière version
• Je garde toujours toutes les communications et les images originales (et leur basse résolution d'origine si j'ai suggéré d'autres images mais ne les ai pas achetées.)

Dénomination des fichiers:

• Je préfère utiliser le même système de numérotation pour mes fichiers importés (graphiques et haute résolution de Photoshop) de cette façon, je sais toujours quelle est la dernière version et à quel projet spécifique elle appartient.
• S'il n'y a aucun changement dans un fichier, je garde le nom du fichier du projet d'origine dont il est issu. Cela évite beaucoup de liens erronés pour avoir des noms précis comme celui-ci aussi.
• Je garde les fichiers de calques dans un dossier séparé (j'aime aplatir mon .psd et importer des .eps dans le logiciel de publication)
• J'utilise toujours des extensions
• Si j'ai besoin de réviser un fichier final, je renommerai simplement la fin du fichier final "v2, v3, etc."

Emails

Toute ma communication par e-mail commence clairement par une structure comme celle-ci, donc c'est facile à suivre:

• 01 PROOF - Nom du projet ici
• 02 PREUVE - Nom du projet ici
• DOSSIERS FINAUX - Nom du projet ici
• FINAL FILES v2 - Nom du projet ici
• etc.

Les archives

Le dossier de chaque projet est envoyé dans le dossier d'un client avec son nom

Et j'archive sur 2 sauvegardes externes sur différents disques durs (une sauvegarde et une sauvegarde d'une sauvegarde.) Je change ces HD tous les 3-4 ans pour de nouvelles.

Journal

Je n'ai pas vraiment besoin d'utiliser un journal; Je peux simplement utiliser mon logiciel de comptabilité ou de facturation pour les journaux et y rechercher si j'ai besoin de quelque chose (par exemple, FreshBooks, Quickbooks, etc.) Tous les détails sont là et correspondent aux noms de mes projets.

J'essaye de m'en tenir à

Client_Project_Asset_Description_Version.Filename

pour tout. Les habitudes font disparaître le gâchis.

par exemple Google_Maps_Icons_ThatPressedStateNoOneEverSees_v33.png

Je classe tout par Client> Projet

 - (DIR) Client 1 Name

   - (DIR) Project 1 name
     Client_Project_date.indd
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
        - (DIR) Reference (if needed)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)

   - (DIR) Project 2 name
     - Version A
        Client_ProjectA_date.indd
        Client_ProjectA_date.pdf
        Client_ProjectA_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version B
        Client_ProjectB_date.indd
        Client_ProjectB_date.pdf
        Client_ProjectB_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version C
        Client_ProjectC_date.indd
        Client_ProjectC_date.pdf
        Client_ProjectC_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)

   - (DIR) Project 3 name
     Client_Project_date.ai
     Client_ProjectFLAT_date.eps
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)



 - (DIR) Client 2 Name

   - (DIR) Project 1 name
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
         - (DIR) Resources (Original versions of 3rd party tools/scripts if any)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)
     - (DIR) Mockups_Wireframes
     - (DIR) Static Build (if needed)
     - (DIR) Web Build
           - (DIR ALIAS) BUILD (alias to localhost server if needed)
           (All the files/directories for the web site)

Etc. . .

Les dates des noms de fichiers sont au format _062515.indd. Cela me permet d'éviter le piège "Final_Final_Final_USETHISONE_NEW.indd". Si je crée plus d'une itération dans un jour donné j'utilise des lettres, a la_062515B.indd . Je peux alors dire simplement en regardant les noms de fichiers quelle est la dernière version.

Je garde également des répertoires maîtres pour les éléments communs. J'ai un Logosrépertoire, un Stock artrépertoire, unCustom art répertoire - où je stocke des fichiers qui sont utilisés dans plusieurs fichiers / projets / clients.

Je garde tous les logos des clients dans le Logosrépertoire (classés par ordre alphabétique en sous-répertoires), de cette façon, ces fichiers ne sont pas dupliqués à plusieurs reprises sur le système de fichiers, ce qui gaspille inutilement l'espace sur le disque dur.

Au fil des ans, cela s'est avéré très utile pour suivre les choses et rester organisé pour moi. Je peux rechercher directement par nom de client, par nom de projet, par date et trouver rapidement ce dont j'ai besoin. Le plus souvent, je n'ai même pas besoin de rechercher, simplement parcourir la structure du répertoire révèle ce dont j'ai besoin.