Je pense que cela dépend de la quantité d'informations que vous souhaitez et de la manière dont vous souhaitez formellement les suivre. Il semble qu'à l'heure actuelle, aucune de ces informations ne soit écrite nulle part, ce qui est évidemment le premier problème. Mais déposer des informations pour une solution que vous n'avez pas l'intention de rechercher est, au mieux, une utilisation du temps moins qu'optimale. Vous devrez définir quelles idées sont suffisamment étoffées pour être enregistrées. Si vous avez une réunion et qu'une douzaine d'idées sont mises sur la table, mais que la moitié sont presque immédiatement rejetées, voulez-vous prendre note de ces idées et pourquoi elles ont été rejetées? C'est beaucoup d'efforts pour ce qui était probablement une analyse de très bas niveau, mais ce sont toujours des décisions de conception.
Il me semble plus intuitif de ne le faire que pour les idées qui atteignent le stade de la réalisation d'un travail réel sur celles-ci. De cette façon, vous avez déjà quelque chose de tangible, et il suffit de le ranger dans un fichier de projet, ce que j'espère que vous avez déjà. Parce que ce système ne générera vraiment que des matériaux de référence pour de futurs projets, je ne pense pas que ce serait une bonne idée de créer un tout nouveau système pour archiver ces matériaux ou réviser un système existant. Trouvez un moyen de l'intégrer dans votre système de gestion de conception actuel.
La seule clé que je voudrais vous assurer est un moyen de classer vos différents modèles en fonction de leurs paramètres clés. Je ne connais pas grand-chose à votre domaine, mais je suppose qu'il y a certains paramètres de conception auxquels chaque projet doit répondre (taille physique, capacité, type d'installation, etc.). Assurez-vous que ceux-ci sont facilement visibles quelque part, de sorte que lors du démarrage d'un nouveau projet, vous puissiez identifier les anciens projets qui sont similaires à divers égards. Si ces idées rejetées sont stockées dans ces dossiers, vous pourrez analyser leur utilité pour votre projet actuel.
Cependant, je tiens également à mettre en garde en général contre l’approfondissement de cette question. Encore une fois, je travaille dans une industrie différente, où les projets sont beaucoup plus courts et, à ce titre, il y en a beaucoup plus, mais certains produits existent sous une forme ou une autre depuis des décennies, et il y en a 15 à 20 révisions. Il est très important de conserver un historique des révisions des modifications de conception réelles qui ont été mises en œuvre. Savoir ce que le client a reçu dans le passé, quand les modifications ont été apportées et pourquoi elles ont été apportées est essentiel pour ne pas répéter les erreurs passées et entretenir correctement les anciennes conceptions. Mais lorsque vous cataloguez des conceptions qui n'ont jamais été entièrement réalisées, vous ajoutez des données non essentielles en plus des données essentielles, et il n'y a que beaucoup de choses que vous pouvez trier avant que les choses ne commencent à se perdre. Ça vous ressemble ' re à la recherche d'un remplaçant pour une communication solide et une bonne expérience. Lorsque ces projets changent de mains, les ingénieurs impliqués doivent communiquer toutes les informations pertinentes. Je comprends que vous vouliez vous assurer de savoir ce qui a été considéré, mais je vous conseille de tempérer ce désir afin de ne pas inonder vos dossiers de données inutiles.
Cette réponse de Trevor donne une assez bonne idée de toute la philosophie, mais je veux en savoir plus sur les détails.
Tout d'abord, déterminez pourquoi les autres enregistrements ne sont pas conservés. Cela a probablement commencé comme un problème de prospective ou un problème de stockage (papier ou ordinateur).
À un moment donné dans le passé, quelqu'un a pensé que les suppléants ne seraient pas utiles, ils ont donc été jetés ou supprimés. Il s'agit probablement d'un problème de culture d'entreprise. Maintenant que cela a été identifié comme un problème, il peut être soulevé à l'échelle de l'entreprise. Il est facile de conserver des enregistrements qui ont déjà été créés.
Même si les ingénieurs d'origine pensaient que les alternatives pouvaient être utiles, ils n'avaient peut-être pas conservé les documents en raison du coût de stockage (physique ou informatique). Si c'est toujours le cas, ce problème doit être résolu maintenant. Si ce n'est plus le cas, le mot doit être répandu dans toute l'entreprise que la tenue de registres n'est pas une proposition coûteuse.
Deuxièmement, regardez la méthode de comparaison alternative. Il existe deux catégories de considération alternative: la pensée et le calcul.
Les comparaisons de pensées sont des idées qui ont été rejetées assez rapidement pour ne jamais être transposées sur papier autrement que sous forme de concept. Si ces idées ont été rejetées si rapidement la première fois, elles n'ont probablement pas besoin d'être enregistrées. L'effort pour les discréditer est si insignifiant qu'ils seront à nouveau discrédités.
Les alternatives qui ont réellement atteint l'étape de calcul doivent être conservées sous une forme ou une autre. Si des calculs ou des plans ont été effectués la première fois, il y a déjà quelque chose à enregistrer. Même si l'idée s'avère être une impasse, le travail est déjà fait, alors mettez-le dans le dossier! Tant qu'il est daté, il peut être référencé.
Écrivez une note (dans le dossier sinon à quelqu'un en particulier) lorsqu'une décision est prise. Cela fait gagner du temps à l'avenir, mais cela ajoute une étape au processus. C'est quelque chose sur lequel travailler avec une meilleure documentation en général.
Enfin, datez tout! Essayez de travailler avec les systèmes qui sont déjà en place pour conserver les enregistrements finaux, ajoutez simplement une date à tout. Même si d'autres méthodes d'organisation échouent, l'ordre des alternatives peut être reconstruit en utilisant les dates sur les articles.
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Voici trois méthodes générales sur la façon dont les produits blancs, les biens de consommation et les fabricants OEM ont associé des idées de documents.
Documentationt + 1
des idées frontales (conceptualisation) Créez des numéros de projet pour les idées considérées comme importantes, ayant un impact complet et révolutionnaires, mais qui ne sont pas actuellement envisagées pour la mise en œuvre. Documentez ces idées dans la plupart des cas sur un document d'une ou deux pages et avant de ranger le projet. Avec la croissance de la technologie et des logiciels des moteurs de recherche, ces idées peuvent être stockées dans une base de données consultable. Avec une nature transitoire de la main-d'œuvre actuelle, j'ai trouvé cela une bonne façon de documenter l'idée. Avec la croissance de la technologie et de la méthode de mise en œuvre, la documentation détaillée de la technologie est moins pertinente car en , il est fort probable qu'une technologie meilleure et meilleure sera disponible.
Revues de conception (NPD - Développement de nouveaux produits) La
conception passe en revue un autre bon processus qui peut aider à documenter les décisions de conception technique. Il s'agit généralement d'une documentation plus technique, les idées rejetées ne sont généralement pas bien documentées. Dans la plupart des organisations, les revues de conception font partie du modèle de porte de phase .
Arrière (ou production proche) documentation idée
que je trouve les organisations qui utilisent une existante gestion du changement du système pour documenter de nouvelles idées. Dans ce système, l'ingénieur propose l'idée dans un simple document d'une page. L'idée est révisée et acceptée ou mise de côté pour l'avenir. Cette organisation particulière a utilisé le SAP pour la gestion du changement, donc le système est moins apte à la recherche de base technologique mais a bien fonctionné pour eux.
En résumé, la plupart des idées sont mises de côté pour la raison suivante
Par conséquent, les idées de piste sont bonnes, car lorsque les obstacles ci-dessus sont résolus, les idées deviennent des solutions réalistes.
Références:
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D'autres ont fait beaucoup de bons commentaires sur la documentation en général, mais je veux suggérer une classe particulière de logiciels qui vous aidera énormément.
Je trouve que le logiciel de contrôle de version est excellent pour ce genre de problèmes. Ce n'est pas trop courant en dehors du développement de logiciels, malheureusement, mais ce n'est qu'une question de temps avant qu'il ne se propage dans d'autres domaines.
Voici un exemple: Mon groupe de recherche a un référentiel Subversion que la plupart des gens utilisent (Un logiciel alternatif populaire est git ). L'utilisation du contrôle de version permet de garantir la continuité des projets de recherche après le départ d'une personne, car la plupart des fichiers pertinents pour un projet sont là, ainsi qu'un journal détaillé de quel travail ils ont fait à quel moment et (s'ils le font correctement), leur raisonnement. Je vais élaborer.
Disons que votre ordinateur contient un dossier contenant tous les fichiers
Tout est automatiquement daté lorsqu'il est validé (le terme de contrôle de version pour ce que d'autres pourraient appeler le «téléchargement»). Le message de validation agit comme une courte note (comme Mahendra Gunawardena l'a suggéré, vous voudrez peut-être des notes plus longues et plus officielles pour des décisions plus importantes). Vous décrivez la modification des fichiers de projet, dites «Nous avons décidé que l'approche X n'est pas faisable. Nous allons essayer Y à la place. Supprimé les fichiers associés à l'approche X et créé un nouveau modèle CAO pour l'approche Y».
Ensuite, plus tard, si vous décidez que l'approche X est en fait la bonne chose et que vous souhaitez déterrer les fichiers supprimés, ce n'est pas difficile. Vous pouvez facilement restaurer n'importe quelle pièce vers une version plus ancienne et continuer à partir de là.
Il y a quelques avantages supplémentaires à cette approche. Tout d'abord, cela rend le partage de fichiers avec d'autres assez facile. Ils vérifient simplement le référentiel (un terme de contrôle de version qui pourrait signifier la version actuelle ou toutes les versions), puis le mettent à jour régulièrement (il existe des commandes pour le faire). Fondamentalement, tout le monde est synchronisé. Deuxièmement, vous pouvez obtenir une sauvegarde (anciennes versions) pour l'essentiel gratuitement. Cela étant dit, cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin de conserver des sauvegardes normales, mais simplement que vous avez une autre option pour restaurer les fichiers perdus accidentellement. Je recommande également de sauvegarder l'intégralité du référentiel.
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