J'ai pu comprendre l'essentiel de la question que je veux poser, mais j'ai besoin de clarifications sur la manière dont cela fonctionnera en temps réel et sur ce que je dois faire pour m'assurer que cette solution fonctionne.
La situation est la suivante:
Je travaille sur de nombreux projets pour lesquels je dois régulièrement mettre à jour mon équipe et attribuer des responsabilités à des personnes pour une tâche particulière. Mon intention était de créer une liste de projets sous forme de liste de tâches et de mettre à jour les notes jusqu'à la fin du projet. Entre temps, j'ai besoin d'assigner des tâches aux membres de l'équipe. Cela leur donne une visibilité instantanée de l'emplacement de chaque projet et ils peuvent ouvrir la tâche et consulter des notes pour obtenir le résultat de toutes les étapes.
La méthode que j'ai adoptée est la suivante:
Dans mon MS Outlook 2013, dans le menu des tâches, j'ai créé un nouveau dossier nommé Projet. L'intention est de donner accès à toute mon équipe pour qu'ils puissent la voir.
Je crée des tâches individuelles pour chaque projet et les met à jour avec des notes.
Je veux comprendre ce qui suit:
Si j'attribue une tâche particulière à un membre de l'équipe ayant accès au dossier, cette tâche disparaîtra-t-elle de chaque dossier partagé ou sera-t-elle toujours visible dans le même dossier?
Dans la section Notes, je souhaite que Outlook affiche automatiquement les initiales de la personne qui tape (comme ce qui se passe dans les commentaires d'une réponse à un message), mais ne peut trouver aucun endroit pour le faire. Est-ce possible?
Après avoir attribué la tâche, aurai-je une méthode pour envoyer un rappel dans la tâche au membre de l'équipe ou ai-je encore besoin de la suivre manuellement?
Comment puis-je obtenir que le membre de l'équipe m'envoie la tâche une fois les notes mises à jour?
Puis-je empêcher les membres de l'équipe de modifier quoi que ce soit dans la tâche en dehors des notes (comme s'ils ne pouvaient pas la marquer comme complète, changer le sujet ou changer la date d'échéance)
Je sais qu’il existe peut-être des logiciels et des points de partage disponibles pour faire ce genre de choses, mais leur utilisation est très limitée et n’a aucun sens à investir dans eux. Outlook est utilisé par tout le monde, ce qui donne un aperçu rapide au lieu de se connecter à quelque chose. Nouveau.
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