Bureau sans papier (ou moins qu'avant) - Quels outils utilisez-vous? [fermé]

Quels outils votre entreprise a-t-elle adoptés avec succès pour alléger la charge de travail papier? Plus précisément, je pose une question concernant une PME de 25 à 100 personnes. Utilisez-vous des outils d'accès uniques personnalisés? Utilisez-vous Infopath avec succès? Avez-vous intégré des formulaires standard dans des pages HTML / PHP / RoR sur votre intranet?

Ce qui fonctionne; qu'est-ce qui ne fonctionne pas?

Les avantages du papier:

1. Il s'adapte à la taille de votre bureau.
2. Il est facile à lire (ne scintille pas).
3. Il est facile à transporter sans nécessiter de piles / électricité pour fonctionner

Donc, pour rendre votre bureau sans papier, vous devez fournir un meilleur moyen:

1. Configuration de plusieurs moniteurs
2. LCD de bonne qualité
3. Ne pas obliger les gens à bouger ou à fournir une abondance de méthodes d'affichage (pensez aux réunions)

Parce que les documents électriques sont très faciles à travailler, peu à peu les gens ne prendront pas la peine d'imprimer des trucs parce que cela n'a aucun avantage pour eux. La meilleure façon d'inciter les gens à faire des choses est de rendre l'alternative (votre choix) moins compliquée que ce qu'ils font maintenant.

Il ne s'agit pas vraiment de répondre à la question posée, mais d'une observation à long terme. Au cours de quelques années (presque aussi longtemps que le rêve d'un bureau sans papier), j'ai observé que plus une entreprise essaye de créer cette chose mythique que nous appelons le bureau sans papier, plus il est probable que son utilisation du papier augmente. Chaque fois que quelqu'un crée une alternative électronique au papier, je vois quand même les utilisateurs finaux l'imprimer.

Par exemple, notre système de télécopie réseau envoie les télécopies reçues par e-mail à la personne appropriée. Chacun de ces fax est ensuite imprimé avant d'être lu. Les utilisateurs me disent qu'ils n'aiment pas les lire à l'écran.

Le recyclage du papier est bien plus efficace que d'essayer de viser ce que je crois fermement être un objectif inaccessible. En d'autres termes, acceptez simplement que le papier fasse partie du processus et recyclez-le autant que possible.

Malheureusement, je n'ai pas encore à retirer le papier de mon entreprise, mais cela ne signifie pas que je n'ai pas examiné la question.

les «charges de travail papier» sont assez générales.

cela revient à «existe-t-il un système électronique ou des systèmes en tandem qui répondront aux besoins de n'importe quel service, et de quiconque interagit avec ce service».

Quand j'ai commencé ici, nous n'avions pas de système de billetterie informatique, donc j'ai mis en place cela, ce qui a empêché (la majorité) des gens d'écrire des post-it sur mon bureau et mon moniteur. : P

Je ne suis pas un analyste commercial qualifié, mais en élaborant les processus ici, cela revient à: avez-vous un processus concret pour les types de demandes dans votre département?

et par concret, je veux dire des organigrammes. oui, ne grincez pas, ils sont géniaux.

jusqu'à ce que vous puissiez dire "si je reçois une demande pour le type de chose X, si je pense que c'est une bonne idée, qui dois-je aller à l'approbation, avec quelles informations, ou alternativement, quel est le processus formel pour refuser la chose X".

Si vous ne disposez pas d'un organigramme du fonctionnement d'un système, comment pouvez-vous vous attendre à construire un système électronique autour de lui?

MAIS

si vous avez cela, un paquet que j'ai regardé, qui semble TRÈS intéressant est http://phpformgen.sourceforge.net/ il semble assez flexible pour gérer les informations que vous voulez, dans n'importe quel format.

que ce soit l'envoi d'un e-mail, la mise à jour d'un enregistrement dans une base de données ou l'écriture dans la sortie d'un fichier.

Toutes les autres recherches que j'ai trouvées m'ont conduit à des outils propriétaires qui avaient l'air mis en place par des entreprises relativement petites, aucune n'avait l'air aussi géniale, et la plupart d'entre elles fonctionnaient autour d'ASP et semblaient relativement non prises en charge.

edit: aussi, la seule chose que phpformgen ne fait pas est l'authentification. mais une fois le formulaire généré, si vous savez ce que vous faites avec PHP et LDAP, je suis sûr qu'il pourrait être implémenté.

Nous avons un tableau blanc numérique. Un projecteur se projette sur le tableau blanc et lorsque vous écrivez dessus avec les stylos spéciaux (il y a quatre couleurs différentes), il le dessine sur le PC et le projette sur le tableau blanc comme s'il écrivait vraiment dessus.

Si vous avez un bon projecteur, c'est génial, et vous pouvez réellement l'utiliser avec un énorme écran tactile pendant les présentations (cela impressionne vraiment les gens). À la fin de la session, enregistrez simplement le tableau blanc dans un bitmap ou un SVG et recommencez. Pas de remue-méninges plus courant sur papier, et pas de double manipulation en tapant des notes de tableau blanc.

Pour ma prise de notes, j'utilise Evernote - j'ai scanné des cartes de visite et des factures ainsi que gardé toutes mes notes. parce qu'il a une synchronisation en ligne, je peux accéder à toutes mes notes "papier" à partir de toutes mes machines ainsi que de tout autre appareil avec accès Web.

Lorsque j'ai été chargé de réduire la consommation de papier lors de l'exploitation informatique dans une PME employant environ 130 personnes, j'ai utilisé la nouvelle technique suivante:

J'ai équipé l'imprimerie de l'entreprise d'un serveur de fax / d'impression basé sur Linux / Samba. Toutes les imprimantes y étaient attachées, ainsi qu'un modem-télécopieur pour les télécopies entrantes (qui étaient enregistrées dans un partage de fichiers au format TIFF au lieu d'être imprimées directement). Je me suis ensuite assuré qu'il y avait toujours des "problèmes" avec ce serveur (c'était assez facile à faire en débranchant "accidentellement" les câbles, etc. en veillant à ce que les ventilateurs soient bloqués, etc.).

Le personnel a très rapidement pris l'habitude de s'appuyer sur les e-mails, pdf, doc, xls et lire des trucs sur leurs moniteurs! J'ai également refusé à plusieurs reprises les demandes d'un département d'acheter un photocopieur, au lieu de leur donner un scanner de bureau et de leur dire d'imprimer des trucs seulement s'ils avaient vraiment besoin d'une copie papier !!!

En fin de compte, nous n'avons vraiment jamais eu besoin des fonctionnalités de journalisation de l'impression du serveur d'impression (ce qui était apparemment son objectif d'origine).

Gardez à l'esprit que la réduction des dossiers papier augmente la responsabilité du stockage, de la récupération et de la disponibilité des fichiers. Nous avons fini par investir davantage dans le stockage NAS pour les partages de fichiers, les serveurs de sauvegarde redondants, les systèmes ERP et le stockage de messagerie fiable tiers hors site capable de pièces jointes volumineuses et de taille de boîte de réception illimitée.

J'aime la réponse de posty et vous devez également garder à l'esprit la réponse de Martin P. Hellwig.

En général, cela se résume à: Pour quel processus actuel est-il judicieux de passer du papier au sans papier.

Comme je ne sais pas dans quelle industrie vous travaillez, je ne peux pas vraiment recommander une solution. Et même si je connais l'industrie, la solution doit toujours s'adapter au flux de travail / à la culture des entreprises. Pour une entreprise informatique, il peut être judicieux de réduire les processus de gestion des exigences, de gestion des problèmes et de gestion des versions. Les noms communs sont Bugzilla, Jira, OCNS ou inStep . En général, analysez vos traces de papier (quelles méthodes documentez-vous et comment se transforment-elles) et recherchez des opportunités (commerciales) pour faire retirer le papier. L'objectif principal devrait être de rendre votre entreprise plus efficace, de devenir plus efficace, plus rapide, ... et de ne pas réduire le papier à tout prix.