Outlook Email Abuse - Guide pour l'étiquette des e-mails?

J'ai passé beaucoup de temps à effectuer des migrations de messagerie pour des entreprises qui avaient très peu d'informatique ou pas de personnel à temps plein pour gérer les problèmes courants. En conséquence, les politiques régissant l'utilisation des e-mails et les meilleurs processus n'ont jamais été instituées. Les utilisateurs finaux dans ces environnements ne sont pas techniques et ont tendance à résister au changement.

Je comprends certainement les mécanismes de changement / déplacement / mise à niveau des plates-formes de messagerie. Dans la plupart des cas, j'aide les entreprises à passer de POP3 ou IMAP basé sur Linux à Microsoft Exchange. Ce type de déplacement expose une multitude de mauvaises habitudes des utilisateurs.

Ma préoccupation ne concerne pas entièrement l'espace disque impliqué dans les problèmes de thésaurisation des e - mails que j'ai rencontrés dans le passé ; il y en a toujours un dans chaque entreprise . Il s'agit des problèmes et des abus que je vois souvent une fois que je travaille avec une entreprise particulière.

Lors de la dernière migration, j'ai vu:

• Les utilisateurs qui CC:eux-mêmes sur chaque e-mail (probablement comme un moyen de garder une trace des fils de message?).

• Messages de 300 mégaoctets dans le dossier Éléments envoyés ?!?

• Les personnes qui envoient Outlook lisent des reçus sur chaque message sortant.

• Les utilisateurs qui gèrent des sous-dossiers pour chaque contact avec lequel ils correspondent. Parfois manuellement. Parfois avec des règles côté client très brisées.

• Surorganisation des sous-dossiers . (certains dossiers contenant un seul message).

• Sous-dossiers sous la boîte de réception (je ne sais pas si c'est une mauvaise pratique, mais ça ne va pas).

• Utilisation gratuite des drapeaux prioritaires. Tout est de haute importance !!

• 4 ans et plus d'e-mails dans le dossier Éléments envoyés .

• 25 000 éléments ou plus dans la boîte de réception (avec un grand pourcentage d'entre eux non lus).

• 15 000 messages ou plus dans le dossier Éléments supprimés .

• Un utilisateur avec 24 000 éléments dans son dossier Brouillons ! (résultat d'une règle côté client mal appliquée).

• Les archives automatiques deviennent incontrôlables.

Comment cela peut-il arriver?

• Est-ce que le courrier électronique est relativement nouveau et que les utilisateurs ne sont pas informés sur la façon de bien l'utiliser?
• S'agit-il d'un problème d'interface lorsque le dossier Éléments supprimés est simplement un système de classement à clé unique?
• Les administrateurs ne font-ils pas leur part pour aider en douceur à corriger les actions?
• Si les utilisateurs ont des problèmes avec le courrier électronique de base, comment puis-je relever le défi de leur enseigner les réponses d'absence du bureau et comment travailler le calendrier de groupe (gulp)?

Ma question est de savoir s'il existe un ensemble standard de directives sur la façon de gérer son courrier électronique? (même une brochure?)

Les problèmes de formation des utilisateurs ont tendance à ralentir ces déploiements car je modifie le flux de travail sur lequel les gens sont arrivés par divers moyens. Et lorsque cela affecte des personnes à tous les niveaux / rôles d'une organisation, il semble qu'il n'y ait pas de norme en place.

Des situations comme celles-ci sont le résultat de deux facteurs:

• Aucune éducation formelle sur l'utilisation du courrier
• Transmission basée sur la sagesse populaire des tâches courantes telles que les règles de vacances et comment configurer les déclarants automatiques
• Manque de douleur pour ne rien supprimer

Ces jours-ci, nous ne sommes pas tout à fait au point où une majorité de la main-d'œuvre globale a été confrontée au courrier électronique toute leur carrière, mais elle y arrive. Mais nous avons définitivement dépassé la barre des 50% pour les personnes qui y font face depuis plus d'une décennie maintenant, donc il y a encore beaucoup de mauvaises pratiques passées.

Le dernier environnement Exchange dans lequel j'étais impliqué avait tous ces problèmes. Cela était dû en partie à une certaine minorité qui insistait pour que les interfaces d'Exchange non Outlook aient .... des effets secondaires. Certains d'entre eux étaient le résultat de fouets aléatoires jusqu'à ce qu'ils paraissent à droite, puis laissés seuls pendant cinq ans.

La gestion des e-mails est une chose extrêmement personnelle et forcée d'en haut par The Man de classer les choses juste parce qu'une brochure stupide dit que c'est ainsi qu'elle ne devrait pas être accueillie chaleureusement. Dans les environnements avec des quotas de boîtes aux lettres extrêmement minimes, vous vous retrouvez avec des fichiers PST de taille inhabituelle qui ressemblent à votre exemple de trop de dossiers.

Nous passions un certain temps à éduquer les utilisateurs:

• Le dossier Éléments supprimés n'est pas un classeur. En fait, videz-le! Voici comment configurer un processus de suppression automatique ...
• Lors de la configuration d'une règle d'absence du bureau, voici quelques instructions.
• C'est ce que vous pouvez faire lorsque vous recevez les e-mails "votre boîte aux lettres est trop grande".

En bref, nous nous sommes concentrés sur les zones douloureuses. Peu nous importait si un utilisateur créait un dossier par jour pour y mettre la correspondance d'une journée, ou s'il laissait le tout dans la boîte de réception et cherchait à chaque fois qu'il avait besoin de quelque chose (style gmail!).

• Éléments supprimés En fait, certains utilisateurs étaient plutôt grincheux lorsque nous avons effectué un vidage des éléments supprimés à l'échelle du système lors d'une migration. Nous avons donc écrit quelques trucs pour décourager l'utilisation de la corbeille comme classeur.
• Règles d'absence du bureau Les administrateurs système se fatiguaient de gérer les demandes d'assistance pour désaccorder les règles OO mal écrites, nous avons donc écrit une formation sur la façon d'en configurer une bonne.
• Boîte aux lettres trop grande Nous avions des quotas de courrier, car nous devions le faire. Nous avons donc écrit un document sur les moyens de rester en dessous. Avec le temps, nos voyageurs fréquents ont changé leurs méthodes de rétention du courrier.

Les seules normes que nous avons appliquées étaient:

• Gardez votre boîte aux lettres en dessous d'une certaine taille (voici quelques façons de le faire)
• Ne soyez pas ennuyeux avec les messages OO
• Ne donnez pas votre mot de passe de courrier, même à votre secrétaire. Nous le pensons. Voici comment vous déléguez ...

J'aime cette analogie de votre boîte aux lettres à la maison pour essayer de traiter les "mauvais" utilisateurs de messagerie.

Vous ne laissez pas tous vos spams non ouverts dans votre boîte aux lettres, vous n'enregistrez pas vos factures, votre photo de votre nièce au zoo ou quoi que ce soit d'autre. Vous le retirez et le jetez ou le mettez ailleurs pour le garder en sécurité. Traitez votre boîte aux lettres électronique comme vous le feriez pour votre boîte aux lettres personnelle.

Cela étant dit, l'éducation des utilisateurs et une formation appropriée vont un long chemin. Nous appliquons les limites de boîte aux lettres dans les limites du raisonnable et alignons les limites de taille d'envoi et de réception sur Google pour éviter les problèmes. Quoi qu'il en soit, il y aura toujours un utilisateur qui pense que tout "devrait simplement fonctionner" sans qu'il ait à s'en occuper (c'est-à-dire nettoyer votre boîte aux lettres à un moment donné au cours des nombreuses années d'accumulation).