Trouver du temps pour les tâches importantes mais pas urgentes [clôturé]

OK, c'est une question non technique, mais je pense que cela concerne beaucoup d'administrateurs système, en particulier dans les petits magasins.

Il y a beaucoup de tâches qui ne sont pas liées à un projet ou des opérations quotidiennes qui n'ajoutent pas de valeur visible à l'organisation, mais qui sont néanmoins importantes. Je pense à des choses comme la documentation du réseau ou des processus, la recherche de ce nouvel outil / technologie / processus, le développement de subordonnés, le dépôt de documents.

Tous ces éléments sont importants, mais parce qu'ils ne se retrouvent pas sur un diagramme de Gantt, ou entraînent directement votre patron à vous crier dessus si vous le sautez, d'autres peuvent être négligés.

Comment vous assurez-vous de les couvrir?

J'ai essayé de les ajouter à mon système de gestion des tâches, en planifiant des rendez-vous récurrents dans mon calendrier pour des choses comme "Research New Technologies". Mais ceux-ci ont tendance à être très faciles à ignorer / à rayer cette semaine, etc.

PS, j'aime le tag calendrier-gestion, comme disent les gars de Manager-Tools , vous pouvez gérer votre calendrier, mais le temps est une constante, vous ne pouvez pas le gérer pour créer plus / moins ou pour changer la vitesse / le ralentissement.

Puisque c'est subjectif, j'ai pensé que je jetterais juste ceux qui m'aidaient le plus. Tous peuvent être trouvés ailleurs, tirés de "Comment faire mieux à la gestion du temps!" articles, etc. Ils sont juste ce qui m'aide . Ils ne vous aideront pas nécessairement.

c'est-à-dire que votre kilométrage peut varier.

De plus, bien qu'ils ne soient pas nécessairement une réponse directe et succincte à la question posée, je pense que lorsqu'ils sont utilisés, ils contribuent globalement à améliorer la gestion du temps, ce qui a pour effet global direct de m'aider à libérer du temps, à terminer ces tâches importantes mais pas urgentes.

1.) Formez tout le monde à faire votre travail. Sens; si vous faites partie d'une équipe de 5 personnes, et qu'il y a un gars qui connaît MS Exchange, un gars qui connaît le LAN, le routage, etc. Une fille qui connaît AD et Core MS Administration et un gars qui connaît Linux / Unix et vous ' re le LAN / routeur mec .. Diffuser vos connaissances autour. Peut-être que la fille AD veut savoir comment fonctionne le protocole Spanning Tree. Peut-être que le type Exchange veut savoir comment ses paquets passent de "a" à "b" à "c" et vice-versa. Travaillez avec eux pour les former à de bonnes connaissances de base. En faisant cela, vous serez plus apte à leur demander de l'aide lorsque vous êtes inondé et que vous pouvez ' t semble trouver le temps de faire le petit mais important travail comme la documentation et cette liste de projection de rafraîchissement de l'équipement à votre patron dont il avait besoin, oh, disons .. Hier. Si vous avez bien formé vos pairs, vous pouvez demander et vous attendre à une aide précieuse pour renommer ces ports de commutation ou vérifier SNMP sur vos appareils et qu'ils sont tous connectés à votre système de surveillance.

Cela étant dit, soyez également prêt à apprendre certains de leurs emplois, et pour une bonne raison. Cela vous aidera à comprendre d'où ils viennent et leur donnera également la latitude que vous appréciez.

2.) Définissez vous-même un «programme de messagerie» et limitez votre vérification des e-mails à des moments particuliers de la journée. Dites environ quatre, si vous travaillez dans un environnement de messagerie très fréquenté et très fréquenté. Concentrez-vous sur ce qui s'applique directement à vous et sur ce qui nécessite une attention immédiate. ADHÉSEZ à l'horaire "vérifier le courrier électronique à ce moment".

3.) Décomposer les tâches en morceaux de temps à court terme à consacrer à eux. C'est-à-dire multitâche, mais ne travaillez pas trop dur sur une seule tâche et ne vous laissez pas aspirer ou vous épuiser. Travaillez dessus pendant environ 20 à 30 minutes, puis passez à autre chose. Garder votre intérêt piqué est essentiel à la réussite du multitâche. il est tout à fait trop facile pour nous de nous laisser entraîner dans le dépannage de WSUS et de passer des heures à traquer un code d'erreur hexadécimal insaisissable après un autre.

4.) Faites une pause de temps en temps. En fait, levez-vous et promenez-vous. Faites couler le sang. Va chercher de l'eau. Videz votre tête (sur quoi vous vous focalisiez directement) et pensez à autre chose. Vous serez surpris de voir à quel point cela est rafraîchissant et à quel point il vous aide à vous concentrer sur la prochaine tâche à accomplir.

5.) Consultez les ressources sur Internet pour la gestion de projet. Il contient généralement d'excellents conseils et astuces qui traitent directement de questions comme la vôtre, ainsi que des compétences générales en gestion du temps. Tu serais surpris.

6.) Ça va paraître bizarre, mais travailler paresseux. Apprenez à automatiser, automatiser, automatiser. Ne perdez pas votre temps à répéter les tâches encore et encore. Apprenez à le faire avec un script si vous le pouvez. Je suppose que la bonne façon de le dire serait "travailler plus intelligemment, pas plus".

7.) Utilisez une liste de tâches SIMPLE divisée en quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Hiérarchisez les tâches de la même manière par «critique», «non critique» et «à long terme». Collez à la liste. Mettez-le à jour, ne le laissez pas devenir obsolète. Faites-en la première chose que vous faites chaque matin et la dernière chose que vous mettez à jour avant de partir. Cela fait des merveilles pour la continuité de la pensée, etc.

8.) Si vous travaillez dans une organisation chargée de réunions et que vous trouvez que votre temps est pris par des tonnes et des tonnes de réunions inutiles chaque semaine, utilisez cette philosophie; Si vous êtes invité à une réunion, cela s'applique-t-il directement à vous ou êtes-vous un acteur clé? Sinon, réfléchissez à la meilleure façon de consacrer votre temps. Surtout si vous obtenez un résumé par e-mail des minutes de la réunion. Les invitations à des réunions sont généralement (par e-mail) fournies avec les options "Accepter, Provisoire, Refuser". N'ayez pas peur, vous pouvez les utiliser.

Lorsque vous assistez à une réunion, s'il n'y a pas d'ordre du jour clair ou affiché dans les cinq premières minutes, quittez la réunion immédiatement. Sortez. 9 fois sur 10, ça va marcher pendant environ une heure, sans raison. C'est l'équivalent d'envoyer une équipe de personnes à l'épicerie sans liste. Ce qu'ils sortiront sera un mélange méli-mélo de denrées alimentaires. Tout comme ce que vous sortirez de cette réunion.

Quoi qu'il en soit, encore une fois, consultez les références PM sur les internets. Ils en valent la peine.

HTH ..

Getting Things Done est un excellent livre, très utile, même si vous n'implémentez pas un système complet. GTD est un engagement très long, ne vous laissez pas submerger.

Voici une brève introduction à GTD.

Mais aucun système n'est parfait. Il est très facile de perdre de vue POURQUOI vous essayez de vous organiser, si votre système d'organisation prend tout votre temps libre.

La carte n'est pas le territoire.

Pour un livre plus spécifique à un domaine, consultez: Gestion du temps pour les administrateurs système par Limoncelli. Ce qui fournira quelques conseils plus perspicaces.

Personnellement , j'utilise aussi todo.sh . Ce qui est un excellent script bash todo. C'est aussi le seul script bash que je connaisse qui soit testé en unité et sous contrôle de révision.

J'ai trouvé que la meilleure façon de s'occuper de ces tâches est de trouver un système de planification, de sorte que A) vous ne passez pas tout votre temps sur les problèmes quotidiens qui surviennent et B) vous réservez du temps pour la documentation et autres problèmes de back-office qui doivent être pris en charge.

Dans cette optique, je recommanderais vivement Getting Things Done (GTD) de David Allen . Son système de gestion de listes TODO en constante évolution cadre bien avec le fonctionnement des administrateurs et des gestionnaires. Je l'utilise depuis 3 ans maintenant et mon temps est beaucoup plus productif, et je n'ai jamais l'impression de ne pas avoir une poignée sur tous ces petits problèmes qui devraient être traités.

Je suis désolé si cela ressemble à une infopublicité, mais son livre est vraiment très utile.

J'aime la technique "ne le gérer qu'une seule fois": dans la mesure du possible, débarrassez-vous des choses de votre liste de tâches dès que possible.

• Lorsque vous avez un formulaire des RH dans votre boîte de réception, faites-le immédiatement et renvoyez-le.
• Si vous remplissez des feuilles de temps dans votre entreprise, ne vous arrêtez pas une fois que vous avez commencé.
• Pour documenter les processus, la prochaine fois que c'est un peu plus lent et que vous effectuez le processus, tapez-le au fur et à mesure (ou mettez à jour le document si c'est ce qui doit être fait).

Pour d'autres tâches de documentation, même si elles ajoutent un peu de temps au travail, vous devez prendre l'habitude de les faire. Par exemple, si vous disposez d'une feuille de calcul de connexions de commutateurs / panneaux de brassage, vous devez prendre le temps de la mettre à jour chaque fois que vous apportez une modification, sinon vous passerez plus de temps plus tard à trier les choses. De même, nous gardons nos panneaux de brassage très bien rangés avec beaucoup de ruban velcro et cela prend un peu plus de temps pour refaire tout le velcro lorsque nous changeons la connexion du patch, mais ça vaut le coup car vous pouvez voir où tout est.

Que diriez-vous de remplacer "Research New Technologies" par des éléments plus spécifiques, par exemple

Passez 15 (ou 30) minutes à rechercher SELinux et essayez de répondre à l'une des questions suivantes:

• Comment l'installer?
• Quel mode de fonctionnement convient le mieux à mon environnement et comment le configurer?
• Comment interpréter ses entrées de journal?
• Comment créer des règles?

De même pour "Documenter le réseau", etc.

J'aime "l'organisation personnelle" en tant que surnom pour ce genre de choses.

Il y a deux choses distinctes ici. La première consiste à mettre en place un système et à être suffisamment discipliné pour le suivre. Il y a une tonne de systèmes là-bas .. GTD reçoit beaucoup de presse. Personnellement, j'utilise un hybride de Franklin et GTD. Ayez un cadre pour capturer les choses que vous devez faire et pour vous permettre de les hiérarchiser et de les planifier facilement. Je soupçonne que c'est là que vous tombez en panne .. comme vous l'avez noté, vous planifiez puis rayez.

La seconde est d'avoir un moyen dans ce cadre que les choses du Quadrant 2 { importantes mais pas urgentes } retiennent réellement l'attention. Le quadrant 2 est le lieu d'une valeur réelle et durable pour l'organisation (et pour vous personnellement), et ne reçoit généralement pas assez d'attention.

Vous pouvez commencer par ne pas les considérer (ou les désigner) comme des tâches «moi». S'ils ne sont pas importants pour l'organisation, vous ne devriez pas les faire à l'heure de l'entreprise. S'ils le sont, ils doivent être intégrés au mélange d'une manière ou d'une autre. S'ils vous concernent vraiment, appliquez les mêmes principes à votre rythme.

La meilleure façon que j'ai trouvée est de traiter ces choses comme n'importe quel autre projet . Tout bon système d'organisation personnelle a un processus pour capturer et inclure les tâches des projets. Prenez l'idéal amorphe (par exemple, Configuration du serveur de documents) et décomposez-le en les plus petites tâches (créer un document vide, une configuration réseau doc, des partages doc, etc.) auxquelles vous pouvez vous atteler. Ensuite, incluez certaines de ces tâches dans votre plan quotidien / hebdomadaire et trouvez un moyen chaque semaine pour faire ces petits morceaux. Notez que j'ai dit chaque semaine, pas chaque semaine. C'est un peu comme la récupération. Aujourd'hui, c'est tout ce qui compte, vous travaillez votre système aujourd'hui et demain vous vous inquiétez de demain.

Cela ne vous mènera pas jusqu'au bout, mais c'est un début. En fin de compte, il s'agit d'une extension relativement petite de la discipline pour conserver un système. Mais c'est la partie qui vous fait passer de «faire le travail» à «améliorer les choses».

EDIT - répondre au commentaire de l'auteur original.

Soyez clair - cette discussion ne concerne PAS les éléments qui sont «de faible valeur organisationnelle». Vous ne devez pas perdre de temps sur des tâches sans importance, sauf si vous n'avez rien d'autre à faire. Ce dilemme (et ma réponse) concerne les tâches qui ont une valeur organisationnelle ÉLEVÉE , mais qui ne sont pas urgentes.

Une stratégie supplémentaire, que je me suis rappelé avoir pensé au commentaire. J'ai constaté que pratiquement toutes les tâches du quadrant 3 (haute urgence, faible importance) peuvent simplement être ignorées ou différées jusqu'à ce qu'elles soient pratiques. L'astuce consiste à savoir quels éléments urgents sont importants et lesquels ne le sont pas.

Je pense que c'est une chose très importante pour lutter contre le taht, c'est que vous faites une bonne segmentation des tâches,

Dessinez un cercle divisé en quatre champs, pour chaque champ en cercle, attribuez un attribut

1. VI- LU Très important moins urgent
2. VI - VU Très important très urgent
3. LI - VU Moins important très urgent
4. LI - LU Moins important moins urgent

Ensuite, vous pouvez segmenter les travaux de manière agréable et effectuer un travail croisé pour une meilleure image où le temps est passé. Quelque temps je me suis dit pour deux de la tâche VI LU Vous pouvez prendre un LI - LU.

En général, ils ont dit que la première position de ma liste devrait être adressée aux investisseurs, aux propriétaires et aux personnes qui prennent des décisions importantes mais pas pressées,

La 2e étape est pour les cadres supérieurs dont le travail est le coupe-feu

3ème et 4ème sont pour les notes inférieures des employeurs

Je trouve que je finis par apprendre de nouvelles technologies sur «mon temps» et je le vois comme une «formation continue» et quelque chose de bon pour ma carrière.

Faites de ces choses une partie de la tâche qui les a générées.

Nouveau logiciel installé? Incluez-le dans une partie du plan d'installation.

Développement du personnel - cela peut être une chose continue tout au long de toutes les nouvelles tâches, à part une ou deux choses de formation spécifiques, et celles-ci sont importantes et méritent donc de recevoir le temps dont elles ont besoin.

La paperasse à faire? Inclure cela dans une partie du plan pour la tâche qui a généré la paperasse.

Bloquez un certain temps pour l'administration chaque jour - si vous ne laissez pas un backlog se développer, il sera facile de le suivre.

Pas de temps pour la recherche? C'est aussi une partie importante du travail, pas un ajout trivial. Si vous n'avez pas le temps, alors vous manquez de ressources ou vous avez un autre problème si vous êtes constamment éloigné de ce genre de choses pour lutter contre les incendies.

Ce n'est probablement pas la réponse que vous voulez entendre, mais j'ai constaté que j'ai plus de temps pour ce genre de travail plus je vieillissais - les gens vous donnent juste plus de temps et ne vous `` piquent '' pas autant.

Si vous montrez que vous êtes toujours heureux de prendre la merde aux gens, ils continueront à le faire, une fois que vous serez plus âgé, moins de gens l'essayeront afin que vous puissiez choisir et choisir le meilleur avantage pour votre organisation.

Et oui je sais que nous avons le même âge :(