Cartes récurrentes sur une base mensuelle à Trello

Existe-t-il un moyen de créer des cartes / tâches récurrentes dans Trello? C'est la seule chose qui empêche notre organisation d'utiliser Trello contre Producteev.

Vous pouvez le faire gratuitement avec juste un petit effort supplémentaire.

Nous avons un tableau spécifique où toutes les cartes sont "récurrentes". Pas besoin de créer une carte pour chaque occurrence d'une tâche, il suffit de réutiliser les mêmes cartes!

Notre tableau a des listes pour les listes de tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles / trimestrielles, uniques et terminées / retirées. Certaines cartes ont le jour dans le titre (Mar: Clean Desk) comme un rappel du moment où cela devrait se produire. Nous ne copions jamais de cartes pour le jour / semaine suivant, nous mettons simplement à jour l'activité des cartes et la date d'échéance.

Lorsqu'une personne "termine" une tâche, elle modifie simplement la date d'échéance et saisit éventuellement un commentaire d'activité. Cela fonctionne très bien dès que vous savez comment le maintenir.

Exemple: Nous avons une carte qui comprend 5 étapes (une liste de contrôle) à compléter pendant la semaine. Lorsque chaque élément de la liste de contrôle est coché, la carte continue. Le dernier élément de la liste de contrôle est "Réinitialiser la carte et modifier la date d'échéance". Donc, si la date d'échéance est le vendredi, les articles 1 à 4 sont vérifiés pendant la semaine. Lorsque tous les articles sont terminés, nous DÉCOCHERONS les cases à cocher et modifions la date d'échéance à la prochaine date d'échéance. Trello garde une trace de ces changements afin que vous puissiez toujours revenir en arrière et voir l'historique dans les commentaires d'activité.

Zapier peut le faire avec https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ !

C'est très simple mais très puissant, vous pouvez même insérer dynamiquement le jour de la semaine ou l'heure dans la carte (il ne doit pas nécessairement s'agir de contenu statique). Bien sûr, vous pouvez également en faire une tâche quotidienne ou hebdomadaire, vous appelez!

Voici le lien: https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ et voici quelques captures d'écran:

Avis de non-responsabilité: je suis un co-fondateur de Zapier, mais j'utilise beaucoup Trello personnellement (c'est génial!).

La méthode utilisant Zapier est vraiment facile à utiliser. Mais dans la version gratuite de Zapier, vous pouvez utiliser au maximum 5 zaps (c'est-à-dire 5 cartes récurrentes). J'avais besoin d'au moins 10 zaps et parce que je suis un pauvre étudiant, je n'ai pas l'argent pour le compte premium.

J'ai donc commencé à chercher une méthode utilisant IFTTT. IFTT n'a pas de canal Trello, mais il existe toujours un moyen facile de créer des cartes qui se reproduisent: utilisez le déclencheur "DATE ​​& TIME" et l'action "GMAIL". Vous pouvez planifier gmail pour envoyer un e-mail avec lequel vous créez une carte trello. Il est possible sur une base quotidienne, horaire, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Si vous ne savez pas comment créer une carte par courrier, regardez ici: http://help.trello.com/customer/portal/articles/1216141-creating-cards-by-email#formattingTips

Zapier a accès à l'API Trello. IFTTT a accès à un calendrier. Les deux ont accès à Google Drive.

Créez un événement qui ajoute un document Google Drive une fois par mois dans IFTTT. J'ai fait cette étape pour vous, si vous souhaitez utiliser ma recette: https://ifttt.com/recipes/68810

Utilisez le nouveau fichier déclenché dans Google Drive comme événement pour une nouvelle carte Trello dans Zapier. Zapier peut filtrer les résultats des documents Google Drive créés, mais il ne semble pas encore avoir la possibilité de copier une carte précédente, vous allez donc créer vos listes de contrôle à partir de zéro.

Cela automatise certaines de vos actions, mais cela ne vous y mène pas complètement.

J'ai créé un zap dans Zapier qui fonctionne comme un charme - au moins pour mon scénario.

La tâche dans Zapier crée une nouvelle carte avec le même contenu qu'une carte précédente. Le déclencheur est: Lorsqu'une carte est déplacée vers la liste "Terminé" sur mon tableau ET que le champ de description contient le mot "Récurrent", le zap est déclenché. Tous les champs sont copiés de l'ancienne carte, mais la date d'échéance est créée à l'aide d'une combinaison des variables nommées de Zapier et de la fonction d'ajustement de l'heure.

Dans le champ de description des cartes que je veux reproduire, j'écris "Récurrent (21)" où le nombre est le nombre de jours à partir des données de la carte précédente a été déplacée vers la liste "Terminé". Dans le Zap j'écris

{{data__card__dateLastActivity}} +{{data__card__desc_Recurring}}d"

Cela créera une nouvelle date d'échéance, par exemple

08-04-2014 +21d

équivaut à

29-04-2014

Pour plus de détails, voir http://zpr.io/HSke et https://zapier.com/help/advanced-tips/

Le Zap ci-dessus fonctionne très bien pour moi avec quelques raffinements / clarifications:

D'abord, j'ai changé "Récurrent" pour être "récurrent" et l'ai mis dans le champ du nom, donc je peux taper quelque chose comme "Nom de la tâche-recur (1)" qui est plus rapide à mettre.

Deuxièmement, en faisant cela, les noms de champ changent en:

{{data__card__dateLastActivity}} + {{data__card__name_recur}} d

et je l'ai mis dans le champ de date d'échéance, comme décrit.

Gardez également à l'esprit que le Zap fonctionne toutes les 5 minutes pendant l'essai gratuit. Et lorsque vous entrez des choses, n'oubliez pas de mettre des accolades autour des champs.

Vous pouvez utiliser Google Agenda pour créer un événement mensuel (je vous recommande de créer un nouveau calendrier uniquement pour les tâches Trello récurrentes en allant dans "Mon calendrier" -> "Créer un nouveau calendrier" sur le côté gauche de l'interface Web). Ensuite, configurez un rappel par e-mail pour cet événement et vous serez averti une fois par mois par e-mail. Une fois que vous avez fait cela, configurez votre client de messagerie pour transférer automatiquement l'e-mail de rappel vers votre tableau trello. Sous gmail, vous le feriez en créant un filtre.

Comme expliqué ici , vous pouvez trouver l'adresse e-mail de votre tableau Trello sous Paramètres e-mail… dans la section Paramètres de la barre latérale Trello.

Le seul problème avec cette configuration est que les e-mails de l'agenda Google ont une ligne d'objet au format suivant:

Rappel: nom-événement @ chaîne-date ( nom-calendrier )

Étant donné que trello utilise la ligne d'objet des e-mails entrants pour créer de nouvelles cartes, le titre des nouvelles cartes inclura non seulement le nom de l' événement , mais la ligne d'objet complète.

La seule façon dont je peux voir que cela est possible pour le moment est d'utiliser l'API Trello et d'avoir périodiquement un système externe "ajouter" une carte.

L'appel d'API à utiliser est répertorié sur cette page https://trello.com/docs/api/card/index.html

J'ai trouvé une excellente solution qui est un mélange des options que beaucoup d'entre vous ont suggérées.

J'ai créé un nouveau calendrier dans Google Calendar, et j'ai mis mes événements récurrents sur ce calendrier. Ensuite, je demande à Zapier de créer une nouvelle carte Trello pour chaque nouvel événement de ce calendrier. Cela me donne également un contrôle dynamique sur la création de nouveaux événements.

Vous pouvez le faire avec IFTTT , ce qui peut être moins cher que d'utiliser Zapier (selon le nombre de tâches récurrentes que vous avez)

Il y a une description ici, y compris des liens vers quelques recettes IFTTT à utiliser et des détails sur la façon de créer la vôtre. http://blog.getcorrello.com/2015/11/02/how-to-create-recurring-tasks-in-trello/

Trello a récemment (fin 2016) ajouté cette fonctionnalité à la mise sous tension .

Pour l'utiliser, activez-le en allant dans Menu -> Power-ups. Une fois activé, il apparaît sur le côté de la carte sous "Power ups". Les répétitions peuvent être hebdomadaires (n'importe quel jour de la semaine) ou mensuelles (jour du mois).

Avec un compte gratuit, une seule mise sous tension peut être active à la fois, donc les solutions IFTTT ou Zaiper peuvent toujours être utiles.