Je fais l'administration de notre entreprise de 30 utilisateurs (compte Apps Premier). Nous avons migré d'Exchange il y a un an et j'ai progressivement sevré les gens de leurs habitudes MS Office et maintenant tout le monde utilise GDocs / Drive pour la création de documents. Je veux faire de Google Docs / Drive notre serveur de fichiers.
Il y a plusieurs problèmes:
Je ne veux pas que les gens synchronisent les dossiers partagés (c'est-à-dire les fichiers et dossiers de l'entreprise) avec leur ordinateur portable non sécurisé qu'ils peuvent laisser dans un train. Google Drive me permet-il de «verrouiller» les dossiers pour empêcher leur synchronisation? Jusqu'à présent, la seule option de sécurité que je puisse trouver est la synchronisation activée ou désactivée. Je dois le garder. Certes, je ne suis pas le seul à vouloir cette granularité, mais je ne trouve aucun autre article à ce sujet.
Pour rendre les choses plus propres. Plutôt que de devoir être propriétaire de tous les dossiers, nous voulons mettre en place un "utilisateur du système central" qui sera propriétaire de tous les dossiers, puis tous les autres utilisateurs, y compris moi-même, auront un My Drive propre, un peu comme leur bureau. . L'idée est que tout le monde peut créer des fichiers et non les partager, mais s'ils veulent partager, ils déposent dans le dossier partagé approprié auquel ils ont accès. Le problème est que l'utilisateur central n'aura que 5 Go d'espace, alors que nous avons 30 utilisateurs et que l'espace collectif de 125 Go ne peut pas être utilisé.
Le système semble être un désordre total de partage aléatoire et désorganisé entre les utilisateurs plutôt qu'un hub de structure et une conception de rayons avec laquelle nous sommes tous à l'aise. Pourquoi personne d'autre ne cherche-t-il cela - avons-nous totalement raté le point de Google Drive? À l'heure actuelle, nous avons plus de 5 000 documents et nous grandissons chaque jour et il n'y a aucun ordre ou moyen d'appliquer des autorisations granulaires pour le stockage.
PS: J'ai essayé Cloudlock et GPanel et je ne fais pas grand chose mais je vous dis à quel point tout est désorganisé!
Réponses:
Re your point 2 Vous vous dirigez dans la même direction que mon entreprise. Nous avons l'équivalent de votre «système central» en tant que nom d'utilisateur et avons créé trois dossiers sur son lecteur - TRAVAIL, RÉFÉRENCE, UTILISATEURS EXTERNES - et les avons partagés avec notre administrateur système. Sysadmin a partagé WORK avec les utilisateurs sur une base d'édition et nos utilisateurs ont créé une structure de sous-dossiers pour que notre entreprise contienne tous nos fichiers de travail. Sysadmin a partagé la RÉFÉRENCE avec la plupart des utilisateurs en lecture, mais certains utilisateurs ont obtenu des droits d'édition afin qu'ils puissent créer et maintenir la structure de dossiers / fichiers pour les documents de politique, les manuels, etc.
WORK est partagé Edit et REFERENCE est partagé Read to new starters dans le cadre du processus de configuration de l'utilisateur et les nouveaux utilisateurs acquièrent immédiatement des droits hérités sur tout le contenu de ces dossiers.
Sortants, nous modifions immédiatement le mot de passe de l'utilisateur, utilisons des outils d'administration avancés pour transférer la propriété à leur responsable / collègue pour tous les fichiers / dossiers qu'ils ont créés, puis les dissocions de WORK et REFERENCE.
Nous n'avons pas créé WORK ou REFERENCE pour être le propriétaire des sous-dossiers et documents qu'ils contiennent, car cela nécessiterait que seule une personne connectée au système central puisse les supprimer. Nous utilisons simplement notre propre version du système central pour fournir une structure de données unifiée à nos utilisateurs. Les utilisateurs conservent chacun les 5 Go d'espace de stockage non Gdocs qui sont partagés avec d'autres utilisateurs via WORK et REFERENCE.
Nous collaborons avec des organisations externes et utilisons des UTILISATEURS EXTERNES comme portail. Par exemple, nos auditeurs souhaitent avoir accès à certaines de nos données sur notre système. Nous avons créé un sous-dossier AUDITACCESS dans le dossier EXTERNAL ACCESS et accordé aux comptes gmail de nos auditeurs l'accès en lecture à AUDITACCESS. Nous utilisons ensuite la fonction Organiser pour leur donner une vue vers les fichiers et dossiers auxquels ils doivent accéder (mais n'oubliez pas de maintenir la touche CTRL enfoncée lorsque vous utilisez la fonction Organiser). Cela nous permet de désorganiser les fichiers et dossiers, si nécessaire, car ils sont tous répertoriés dans le dossier AUDITACCESS et de ne pas partager AUDITACCESS avec nos comptes de messagerie d'auditeurs, si nécessaire.
J'espère que cela vous donnera quelques idées pour organiser votre propre système.
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