Support logiciel pour les réunions (de conseil)

Je travaille dans un centre médical universitaire et, entre autres choses, je suis responsable de l'organisation des réunions de notre conseil exécutif et consultatif. Bien que la préparation et la tenue des réunions elles-mêmes soient assez intéressantes, il y a beaucoup de travail de bureau ennuyeux, répétitif et sujet aux erreurs, pour lequel j'aimerais avoir un support informatique. Je suis en train de googler et de regarder autour depuis un moment, mais je n'ai rien trouvé qui me convienne.

Je cherche une base de données où je garde et documente ces réunions. Pour chaque point de l'ordre du jour, j'aimerais documenter

• informations standard telles que l'auteur, la date, les références, le titre, etc.
• une description de l'article à décider
• le texte de la motion à décider
• toutes les pièces jointes / pièces jointes pertinentes pour l'élément (en tant que fichiers PDF ou MS Office, et ce serait formidable si elles pouvaient faire l'objet d'une recherche)
• la personne responsable de la mise en œuvre de ce qui est décidé
• la ou les personnes qui doivent être informées de la décision
• toute discussion supplémentaire devant être documentée pour le procès-verbal
• toute modification de la motion décidée pendant la session

Ce serait bien si le système était capable d'accepter de nouveaux points à l'ordre du jour de sources autres que moi (via une interface Web dans notre intranet, par exemple). Et bien sûr, j'aimerais beaucoup stocker les adresses de toutes les personnes impliquées, les informer des décisions qui les concernent et générer automatiquement les invitations, l'ordre du jour et les procès-verbaux de la réunion à partir des informations stockées dans la base de données.

Je me serais attendu à ce que ces tâches soient si courantes dans un si grand nombre d'organisations qu'il soit nécessaire de disposer d'un logiciel standard standard, mais je semble avoir cherché au mauvais endroit.

Je suis reconnaissant pour tous les conseils à court de construire ma propre base de données dans MS Access :)

EDIT: Une exigence supplémentaire est que ce logiciel puisse être installé localement dans notre intranet. Une solution hébergée sur le Web ne sera probablement pas possible.

Vous pouvez jeter un oeil à NovusAGENDA .
Il s’agit d’une solution Web, mais conçue pour être installée sur votre serveur interne.

NovusAGENDA est une solution électronique conçue pour vous aider à créer, approuver et suivre des éléments pour les réunions du conseil passées et à venir. L'ensemble du processus crée une solution d'agenda sans papier automatisée. L'ajout d'un point de l'ordre du jour tel que l'approbation d'un nouveau projet peut maintenant être contrôlé dans une solution systématique bien organisée.

C'est une configuration assez grande mais avez-vous envisagé un site SharePoint? Ceux-ci peuvent être configurés de manière à inclure le partage de documents, les workflows, les rappels par courrier électronique, les calendriers, etc. Vous pouvez ensuite configurer les pages dans une sorte de style de wiki de communauté ou les limiter à certaines personnes. Également en fonction de la manière dont vous gérez vos courriers électroniques / documents (serveur Exchange / Microsoft Office), il y a pas mal d'intégration. On dirait que c'est peut-être ce dont vous avez besoin.

Microsoft Sharepoint

Voulez-vous dire quelque chose comme MeetingSense ?

Avez-vous envisagé un wiki ?

Wikipedia a une comparaison du logiciel wiki.