Comment visualiser les données historiques

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J'ai hérité d'une feuille de calcul horrible avec 4 années de données sur le moment où les gens ont participé à une activité donnée, par mois. Chaque personne participerait probablement une fois tous les 18 mois environ, mais il y a évidemment des variations. Il est actuellement configuré avec une seule cellule pour chaque combinaison personne / mois. Il y a donc 48 colonnes représentant les 4 dernières années et 150 lignes représentant les personnes. Lorsque la personne participe, la couleur de fond de la cellule du mois auquel elle participe est colorée en noir. C'est la seule représentation.

Plutôt que de mettre à jour le tableur pour 2011, j'aimerais obtenir une nouvelle représentation. Je vais probablement devoir migrer manuellement les données existantes vers le nouveau système, mais c'est un problème sans rapport. En supposant que j'ai une liste de dates pour chaque personne, comment puis-je visualiser les données afin de pouvoir évaluer rapidement les éléments suivants:

  • Qui n'a pas participé depuis longtemps
  • Depuis combien de temps la personne X a-t-elle participé?
  • Combien de fois la personne X a-t-elle participé?

Écrire une application personnalisée pour gérer cela n'est pas une option, car je devrai la transmettre à une personne dans les 1 à 4 prochaines années et cette dernière n'aura probablement pas les compétences nécessaires pour la maintenir. Pour cette raison, j'aimerais le conserver dans un tableur que je peux héberger sur Google Documents ou, au pire, dans un bureau ouvert et envoyer un message électronique au "besoin de savoir".

spreadsheet google-spreadsheets visualization digitaljoel
la source
L'utilisation d'un tableur Google / Open Office est-elle obligatoire? Cela ressemble honnêtement à une sorte de base de données qui pourrait être meilleure à première vue - je suis sûr qu’un type de SQL répondant déjà haha. (Je suis aussi curieux de savoir ce que cette "participation" est vraiment parce que ça a l'air bizarre par rapport au moment choisi, hein.)
Shinrai
Ceci est pour mon église, et lorsque j'aurai terminé mon devoir, je transmettrai ce suivi à la personne suivante chargée du devoir. Une application de base de données personnalisée n'est donc pas la meilleure option en raison de son aspect maintenance. . La plupart des gens peuvent mettre à jour une feuille de calcul, mais peu de personnes pourraient mettre à jour une application de base de données. Je ne veux pas l'héberger sur le Web et je ne veux pas non plus devoir les aider à l'installer sur leurs propres systèmes. Espérons que cela aide à expliquer les contraintes de la question.
digitaljoel

Réponses:

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Je configurerais votre feuille de calcul comme une base de données (comme suggéré par @Shinrai) avec "date de participation", "personne" et peut-être "type d'activité" sous forme de colonnes.

person   date_participated  activity_type
Joe      2010-12-04         cow tipping
Jimmy    2010-12-04         surfing
John     2010-12-16         compost toilet maintenence
Joe      2011-07-01         cow tipping
John     2011-07-03         compost toilet maintenence 
Sam      2011-09-30         surfing

(John est un soldat) Maintenant, vous pouvez faire le reste avec des tableaux croisés dynamiques et des graphiques. Vous pouvez également utiliser les fonctions de base de données limitées dans Excel ou lancer les vôtres. Vous pouvez créer des graphiques de la participation des individus, des tableaux avec la date de la dernière participation (ou des mois depuis la dernière participation) et le nombre total de participants.

Tyler
la source
C'est là que je m'appuyais, avec peut-être un modèle de données légèrement différent. La difficulté est de savoir comment afficher les données, dans un seul graphique facile à lire, afin que je puisse rapidement déterminer les trois critères énumérés dans la question. J'ai des idées similaires à celles-ci. Merci d'avoir répondu.
digitaljoel