Quel type de système de gestion du temps utilisez-vous?

Les administrateurs système et réseau sont généralement des personnes très occupées. Jongler avec des projets, des réunions, des tickets de support et des demandes verbales de personnes dans les couloirs peut faire un vrai gâchis. Nous avons discuté de certains systèmes de suivi des demandes dans le passé, mais quelles autres méthodes ou outils utilisez-vous pour gérer votre temps pour être plus efficace?

Le livre de Thomas Limoncelli, Time Management for System Administrators , contient de bonnes idées, mais qu'est-ce qui fonctionne et ne fonctionne pas pour vous dans le monde réel?

Faire avancer les choses .

Bonne utilisation d'un système de ticket.

Bonne utilisation d'une documentation complète (wiki) sur la configuration du système, le réseau, etc. qui est toujours à jour (donc je n'ai jamais à chercher quoi que ce soit)

-Adam

L'interface de ligne de commande (CLI) Todo.txt - multiplateforme, à l'épreuve du futur, fonctionne sur SSH. Que pourrais-tu vouloir de plus?

Le système que j'utilise est Getting Things Done , mentionné ci-dessus. J'ai également trouvé la gestion du temps pour les administrateurs système (également mentionnée ci-dessus) très utile.

La chose que j'aimais le plus à propos de GTD était à quel point c'était agnostique à propos de votre "système". Cela peut être papier, électronique, n'importe quoi. Tant que cela fonctionne, qui s'en soucie?

J'ai commencé par utiliser des fiches avec un clip de reliure que je portais partout. Chaque fiche était un contexte GTD différent. C'est probablement ce qui m'a le plus rapproché des principes GTD. Après cela, j'ai utilisé OmniFocus pendant un certain temps, j'ai même participé à la version bêta publique et j'ai obtenu une copie vraiment bon marché. Mais je l'ai trouvé trop compliqué. (et je viens de l'ouvrir la semaine dernière et de la refermer presque aussi rapidement juste par peur!) De plus, je n'aime pas qu'ils facturent 25 $ pour la version iPhone, comme si les 70 $ pour OmniFocus n'étaient pas déjà scandaleux. Après cela, j'ai utilisé un fichier texte que j'ai gardé ouvert dans vim toute la journée. Probablement mon meilleur système jusqu'à présent, mais il n'était pas très portable. J'ai donc déplacé le fichier texte vers un wiki et j'avais l'intention d'utiliser une extension dans Firefox pour me permettre de l'ouvrir dans vim,

J'utilise maintenant Things pour Mac . Jusqu'ici tout va bien. C'est très simple. Sa meilleure caractéristique est probablement la catégorie "Aujourd'hui" où vous mettez les choses que vous voulez faire aujourd'hui. Ce n'est pas très GTD, mais ça marche pour moi. Le plus gros problème avec les choses est qu'il est beaucoup trop facile de perdre la trace des tâches. Est-il répertorié sous suivant? Planifié? Un jour? Projets? Pourquoi les prochaines actions des projets n'apparaissent-elles pas dans les domaines de responsabilité? Il y a beaucoup de lacunes et je souhaite qu'il ait la possibilité de créer vos propres vues personnalisées comme dans OmniFocus. Mais malgré cela, j'ai acheté une licence et achèterai probablement la version iPod touch bientôt. Ce n'est pas parfait, mais cela m'aide à rester organisé, ce qui, je suppose, est la seule chose qui compte vraiment.

Si vous n'êtes pas un seul homme, avoir une rotation de soutien est un must. Les avantages de pouvoir détourner les questions de support sur quelqu'un d'autre pendant une semaine ne peuvent pas être sous-estimés; il vous permet de vous plonger dans des choses à moyen et à long terme qui, autrement, ne cessent d'être retardées.

En termes de gestion du temps / des tâches, j'ai 3 listes:

• @desk : ce sont des choses dont j'ai besoin pour agir;
• @waiting : des trucs que j'attends de quelqu'un d'autre;
• @somestage : des trucs de jour de pluie qui seraient agréables à réparer / accéder à chaque fois qu'il y a un moment libre.

La liste @desk est en outre triée par date d'échéance, avec des choses plus urgentes en haut.

De plus, la liste @somestage est étonnamment cathartique; c'est agréable d'avoir un endroit pour écrire les choses qui vous dérangent vraiment, mais vous ne pouvez pas justifier de passer du temps à réparer maintenant, car ce n'est pas un impact sur le service.

Quelques conseils généraux en termes d'habitudes de travail, qui sans être directement liés à la gestion du temps vous feront probablement gagner du temps à long terme:

1. Ne laissez jamais les choses à moitié fixes. Si quelque chose s'est cassé et que vous avez installé un correctif temporaire, récupérez le correctif permanent dans la première fenêtre disponible. Sinon, le piratage restera assez longtemps pour arriver dans votre liste '@somestage'.
2. Chaque fois que vous apportez une modification, assurez-vous toujours de la refléter dans votre documentation. Dès qu'un document ne reflète pas l'environnement de production, il est pire qu'inutile et vous causera des tracas plus tard.

Nous utilisons un logiciel appelé AdvenNet ManageEngine pour l'ensemble du service informatique. C'est un excellent outil pour soumettre et suivre les tickets, les actifs et la base de connaissances.

Lorsqu'un utilisateur m'arrête dans le hall, je lui fais honnêtement savoir que j'oublierai au moment où je reviendrai à mon bureau, alors veuillez soumettre un ticket. Ces tickets peuvent suivre la progression, le temps, etc. et les utilisateurs peuvent les enregistrer à tout moment.

Vérifiez-le, c'est un excellent outil.

Personnellement, j'utilise une combinaison de système de billetterie ( Request Tracker ) et de mon calendrier Outlook. Je travaille à partir du système de billetterie pour les tickets de type fix-them-now, mais pour les problèmes plus importants, ceux qui nécessiteront plusieurs périodes de travail, je les planifie dans mon calendrier Outlook. Je viens de faire glisser l'onglet ou la barre d'adresse et de le déposer dans le calendrier. Je laisse les rappels définis pour me rappeler 0 minute avant l'échéance, donc je sais quand changer de tâche. Si quelque chose m'interrompt (et cela arrive fréquemment) ou si une tâche a besoin de plus de temps, je fais simplement glisser mes tâches sur le calendrier en conséquence.

J'aime l'idée qu'une personne gère les interruptions tandis que l'autre a une «forteresse de solitude» pour se concentrer sur des questions importantes mais pas urgentes. Puis changer de position plus tard dans la journée. Malheureusement, je suis un one man show la plupart du temps et je n'ai pas de porte sur mon bureau, donc je reçois beaucoup, beaucoup de visites.

J'utilise mon propre hybride de GTD (voir la réponse d'Adam ) et Linenbergers "Total Workday Control" ( voir ci-dessous ).

À mon humble avis, les clés sont:
1- Reconnaître que vous ne pouvez pas contrôler le temps, vous ne pouvez contrôler que les tâches. La plus grande valeur de tout système est d'identifier la meilleure chose à faire ensuite.

2- Un seul endroit pour rassembler toutes les tâches, projets, prochaines actions. J'utilise des tâches Outlook, avec des connecteurs pour ToodleDo sur mon iPhone.

3- Revue régulière des tâches, projets, prochaines actions, etc. Je le fais chaque semaine.

4- Discipline. Discipline pour utiliser le système pour trouver la tâche suivante, discipline pour tout mettre dans le système et discipline pour minimiser les interruptions et les distractions (comme ServerFault!).

Remarque sur TWC. Je n'ai pas créé de lien car la version que j'utilise n'est plus à jour. J'ai lu la version 1 de son livre "Total Workday Control using Microsoft Outlook". Il l'a mis à jour (version 2) pour "Gérer votre maintenant", ce que je n'ai pas compris.

J'utilise Remember the Milk . Il peut être lié à Outlook. Il a 3 niveaux de priorité, peut être lié à d'autres personnes, vous permet d'utiliser des onglets pour regrouper des éléments et permet l'utilisation de balises. Si vous avez un Blackberry ou un autre appareil mobile, certains clients garderont RTM et votre liste de tâches synchronisés. Donc, si vous rencontrez ce convo dans le couloir et qu'une tâche apparaît, vous pouvez la saisir dans votre téléphone. Ensuite, il apparaît dans votre boîte de réception la prochaine fois que vous accédez au site Web (j'ai tendance à l'avoir sur mon écran). Et vous pouvez faire des tâches récurrentes, etc.

Accédez à Manager-Tools et recherchez leurs podcasts sur la gestion du calendrier. Vous ne pouvez pas gérer le temps, il ne répond pas bien aux tentatives d'accélérer ou de ralentir, et il n'y a vraiment que tant d'heures dans la journée.

J'utilise un système de ticket pour le corriger maintenant et pour les tâches basées sur le projet. Pour les tâches récurrentes et les tâches intermédiaires, j'utilise Outlook.

Capture de données: vous avez besoin d'un moyen de capturer des demandes, des idées, des exigences, etc. lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Je suis sorti et j'ai acheté un ordinateur portable MoleSkin, mesurant environ 4 "x6" et noir, il a donc l'air assez bon pour être utilisé dans la salle du conseil. J'imprime mon calendrier Outlook chaque lundi, je le plie pour qu'il tienne et je le glisse dans la page où je suis. au cours de la semaine, je mettrai à jour la copie papier et Outlook.

Si vous êtes sur un Mac, OmniFocus est assez génial pour gérer un tas de projets et de tâches associés aux tâches. Il est assez simple à utiliser et met en œuvre certains des principes de Getting Things Done , mais ne vous y oblige pas.

Bien que j'aie essayé la méthode Total Workday Control mentionnée ailleurs, je n'ai jamais réussi à la faire fonctionner correctement avec mon flux de travail. J'ai eu BEAUCOUP plus de chance (et je recommande fortement) Take Back Your Life de Sally McGhee, qui reprend essentiellement les principes de Getting Allen Done de David Allen et les applique spécifiquement à Outlook (où je passe la majorité de ma journée). Bien que je sois actuellement tombé du chariot, c'est la seule fois où j'ai jamais eu une boîte de réception avec des articles ZERO (et je l'ai gardé de cette façon pendant des mois à la fois). FORTEMENT recommandé (et ... prendre une note pour relire le livre moi-même :).