Meilleures pratiques pour un partage de fichiers réseau?

Nous avons donc un partage de fichiers qui a commencé il y a environ 10 ans et qui a commencé avec les meilleures intentions. Mais maintenant c'est gonflé, il y a des fichiers là-dedans que personne ne sait qui les a mis là, c'est difficile de trouver des informations, ect ect. Vous connaissez probablement le problème. Je me demande donc ce que font les gens dans cette situation. Quelqu'un connaît-il un programme décent qui peut passer par un partage de fichiers et trouver des fichiers qu'aucun corps n'a touchés? Fichiers en double? Avez-vous d'autres suggestions pour nettoyer ce gâchis?

Eh bien, le partage de fichiers est basé sur Windows et il dépasse presque 3 To. Existe-t-il un utilitaire qui peut faire des rapports pour moi. Nous aimons l'idée de pouvoir trouver quoi que ce soit de plus de 6 mois et ensuite de le prendre pour archiver, le seul problème est avec un partage de fichiers de cette taille qui pourrait être très difficile à faire à la main.

Nous conseillons aux clients de "brûler la terre" et de recommencer à zéro, souvent.

Je n'ai pas encore vu une bonne solution qui fonctionne sans impliquer des parties prenantes non informatiques. Le meilleur scénario que j'ai vu à ce jour est un client qui a demandé à la direction d'identifier les "stewards" de diverses zones de données et de déléguer le contrôle des groupes AD qui contrôlent l'accès à ces zones partagées à ces "stewards". Cela a très bien fonctionné, mais a nécessité une formation de la part des "stewards".

Voici ce que je sais ne fonctionne pas:

• Nommer des utilisateurs individuels dans les autorisations. Utilisez des groupes. Toujours. À chaque fois. À coup sûr. Même s'il s'agit d'un groupe d'un utilisateur, utilisez un groupe. Les rôles changent, le roulement se produit.
• Permettre aux utilisateurs non informatiques de modifier les autorisations. Vous vous retrouverez avec "Computer Vietnam" (les parties impliquées ont de "bonnes" intentions, personne ne peut sortir et tout le monde perd).
• Avoir des idées trop grandioses sur les autorisations. "Nous voulons que les utilisateurs puissent écrire des fichiers ici mais pas modifier les fichiers qu'ils ont déjà écrits", etc. Gardez les choses simples.

Des choses que j'ai vues fonctionner (certaines bien, d'autres pas si bien):

• Publiez une "carte" indiquant où divers types de données doivent être stockés, généralement par domaine fonctionnel. C'est un bon endroit pour réaliser des entretiens avec différents services et apprendre comment ils utilisent les partages de fichiers.
• Envisagez de «facturer en retour» pour l'utilisation de l'espace ou, à tout le moins, de publier régulièrement un «tableau de bord» des utilisateurs de l'espace du ministère.
• Ai-je mentionné des noms de groupes exclusivement dans les autorisations?
• Élaborez un plan pour les zones de données qui «grandissent sans limites» pour mettre les anciennes données «hors ligne» ou vers le stockage «quasi en ligne». Si vous permettez aux données de croître pour toujours, elles le feront, emportant vos sauvegardes à l'infini.
• Prévoyez une sorte de tendance pour l'utilisation de l'espace et la croissance des dossiers. Vous pouvez utiliser des outils commerciaux (quelqu'un a mentionné Tree Size Professional ou SpaceObServer de JAM Software) ou vous pouvez coder quelque chose de raisonnablement efficace vous-même avec un programme "du" et de la "colle" de script.
• Partages de fichiers de segment sur la base de "SLA". Vous pourriez envisager d'avoir à la fois un partage «critique pour l'entreprise» qui traverse les lignes de service et un partage «agréable à utiliser mais non critique». L'idée est de garder le partage «critique pour l'entreprise» séparé à des fins de sauvegarde / restauration / maintenance. Devoir supprimer des affaires pour restaurer 2 To de fichiers à partir de la sauvegarde, alors que tout ce qui était vraiment nécessaire pour faire des affaires était d'environ 2 Go de fichiers, est un peu idiot (et je l'ai vu se produire).

Je suis d'accord avec Evan que recommencer est une bonne idée. J'ai fait 4 "migrations de fichiers" au fil des ans dans mon entreprise actuelle, et chaque fois que nous avons mis en place une nouvelle structure et copié (certains) fichiers, sauvegardé les anciens fichiers partagés et les mis hors ligne.

Une chose que nous avons faite lors de notre dernière migration pourrait fonctionner pour vous. Nous avons eu une situation quelque peu similaire avec ce que nous avons appelé notre lecteur «commun», qui était un endroit où n'importe qui pouvait lire / écrire / supprimer. Au fil des ans, beaucoup de choses s'y sont accumulées, car les gens ont partagé des choses entre les groupes. Lorsque nous sommes passés à un nouveau serveur de fichiers, nous avons créé un nouveau répertoire commun, mais nous n'y avons rien copié pour les utilisateurs. Nous avons laissé l'ancien Common en place (et l'avons appelé Old Common), l'avons rendu en lecture seule et avons dit à tout le monde qu'ils avaient 30 jours pour copier tout ce qu'ils voulaient dans les nouveaux répertoires. Après cela, nous avons caché le répertoire mais nous le dévoilerions sur demande. Au cours de cette migration, nous avons également travaillé avec tous les départements et créé de nouveaux répertoires partagés et aidé les gens à identifier les doublons.

Nous utilisons Treesize depuis des années pour déterminer qui utilise l'espace disque. Nous avons essayé Spacehound récemment et certains de mes collègues l'aiment, mais je reviens toujours à Treesize.

Après notre dernière migration, nous avons essayé de mettre en place une structure d'archive que les gens pouvaient utiliser par eux-mêmes, mais cela n'a pas très bien fonctionné. Les gens n'ont tout simplement pas le temps de suivre ce qui est actif et ce qui ne l'est pas. Nous examinons des outils qui pourraient effectuer l'archivage automatiquement, et dans notre cas, cela fonctionnerait pour déplacer périodiquement tous les fichiers qui n'ont pas été touchés depuis 6 mois vers un autre partage.

À 3 To, vous avez probablement beaucoup d'énormes fichiers inutiles et des fichiers inutiles en double. Une méthode utile que j'ai trouvée consiste à faire des recherches, en commençant par des fichiers> 100 Mo (je pourrais même aller jusqu'à 500 Mo dans votre cas), puis en le supprimant. Cela rend le travail de recherche des gaspilleurs d'espace plus facile à gérer.

Mon premier ordre du jour serait d'utiliser un gestionnaire de fichiers / analyseur / reporter / tout ce que vous voulez appeler comme TreeSize Professional ou SpaceObServer . Vous pouvez voir quels fichiers se trouvent où, trier par données de création, date d'accès et une foule d'autres critères, y compris des statistiques sur les types de fichiers et les propriétaires. SpaceObServer peut analyser divers systèmes de fichiers, y compris des systèmes Linux / UNIX distants via une connexion SSH. Cela peut vous donner une grande visibilité sur votre collection de fichiers. De là, vous pouvez "Diviser pour régner".

Vous voudrez peut-être envisager de simplement archiver de manière générale tout ce qui a plus de six mois sur un autre partage et surveiller les accès aux fichiers sur ce partage. Les fichiers auxquels vous accédez régulièrement peuvent être remis sur le serveur principal.

Une autre option est quelque chose comme Google Search Appliance . De cette façon, vous pouvez laisser l'application Google comprendre intelligemment ce que les gens recherchent lorsqu'ils recherchent des choses et elle "archivera" en plaçant des documents moins accessibles plus bas sur la page de recherche.

Sur notre serveur de fichiers Windows 2003 R2, nous utilisons la fonctionnalité de rapport intégrée de File Resource Monitor, il vous enverra les listes de fichiers les moins utilisés avec d'autres rapports.

Peut-être que la première étape consiste à se faire une idée de l'ampleur du problème. Combien d'espace est occupé par le partage de fichiers? De combien de fichiers parle-t-on?

Si vous êtes chanceux, vous constaterez que certaines parties du partage de fichiers respectent les conventions de dénomination, soit par utilisateur, par processus métier ou par département. Cela peut vous aider à répartir la tâche de tri des fichiers.

Dans le pire des cas, vous pouvez mettre le tout hors ligne et attendre de voir qui se plaint. Ensuite, vous pouvez découvrir qui ils sont et pourquoi ils l'utilisaient. (Mal, mais ça marche.)

Je pense que la meilleure solution est de passer à un nouveau disque. Si le nombre de personnes accédant au partage est raisonnable, demandez-leur et découvrez quelles parties sont vraiment nécessaires. Déplacez-les vers le nouveau partage. Encouragez ensuite tout le monde à utiliser le nouveau partage. Après un certain temps, retirez l'ancienne part. Voyez qui hurle, puis déplacez ces données vers le nouveau partage. Si personne ne demande quelque chose pendant 3-6 mois, vous pouvez le supprimer ou l'archiver en toute sécurité.

Je déplace toutes les données existantes dans un nouveau dossier partagé en lecture seule: si l'utilisateur final doit mettre à jour un fichier, il peut le copier dans le nouveau lecteur partagé.

De cette façon, tous les anciens éléments restent disponibles, mais je peux supprimer le calendrier de sauvegarde.

En plus de cela, une fois par an, je supprime les dossiers (après avoir vérifié que l'archive est saine) qui n'ont pas été mis à jour / consultés depuis 3 ans.