Façons de convaincre la direction d'un coût élevé

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Mon problème est relativement simple, mais la situation est un peu étrange. Actuellement, je viens d'être embauché pour améliorer (essentiellement réparer) une salle de serveurs pour un répartiteur de soins de santé. Cependant, leur salle de serveurs est en ruine. Tout fonctionne, mais c'est une question de je ne sais pas ce qui va se casser en premier. Ils viennent de récupérer d'une perte de données de 10 jours sur leur serveur SQL (le serveur principal qui conserve tout ce dont ils ont besoin pour le fonctionnement quotidien). Le serveur est un système personnalisé, exécutant Windows '03 avec SQL '05 et doit être mal mis à niveau. Cependant, leur système de sauvegarde est également un problème car ils ont tout l'essentiel sur 4 bandes, dont l'une a déjà échoué (la raison de l'accident et le manque de ces 10 jours). Tout ce que j'ai évalué pour un nouveau serveur SQL ainsi qu'une appliance de sauvegarde sur disque de Dell.

Après tout ce contexte, ma question est la suivante. Que dois-je obtenir en premier? Un nouveau serveur qui contrôle toute l'entreprise, ou une meilleure solution de sauvegarde pour s'assurer que rien ne soit perdu? Et aussi, comment pourrais-je convaincre la direction de l'achat d'un de ces articles? J'ai préparé un joli dossier, prêt à montrer à quel point chacun de ces éléments est important pour l'opération. Je ressens juste quelques points supplémentaires auxquels je ne pensais peut-être pas aussi.

La meilleure façon de convaincre la direction de dépenser de l'argent pour les dépenses informatiques est de comprendre la relation qu'entretient l'informatique avec l'entreprise dans son ensemble et comment le service informatique peut aider au mieux l'entreprise à prospérer. De nombreux propriétaires et gestionnaires d’entreprises ne considèrent l’informatique que comme un centre de coûts, souvent en raison de leur méconnaissance de la technologie; de même, de nombreux administrateurs système considèrent les opérations commerciales comme fournissant un budget et un rack de serveurs, sans aucune visibilité sur les raisons pour lesquelles l'entreprise a besoin de l'informatique.

Mark Burgess (le créateur de cfengine ) a des idées fascinantes sur l'alignement business-IT , notamment:

Si nous demandons comment aligner les activités commerciales et informatiques, il est logique de trouver un terrain d'entente. La science et les affaires ne sont pas si différentes. Les deux font de la «gestion de l'incertitude». Un scientifique essaie de réduire au minimum les éventuels malentendus et de documenter des principes durables pour l'avenir. Les administrateurs système et les ingénieurs tentent d'apporter cette prévisibilité aux utilisateurs. Les gens d'affaires tentent de créer des flux de revenus prévisibles dans un environnement instable. [...]

Quelle sera la forme professionnelle des administrateurs système à venir? Ils devront être de plus en plus en phase avec les divers objectifs de leur organisation. Ils demanderont: quelles sont les principales promesses de mon organisation et qu'est-ce que j'ai fait pour tenir ces promesses aujourd'hui?

Pour relier cette idée à votre situation actuelle, essayez d'examiner les problèmes que vous traitez du point de vue de l'entreprise dans son ensemble. Au lieu de demander à la direction de vous donner 10 000 $ pour acheter l'un ou l'autre article, préparez une analyse coûts-avantages des choses que vous souhaitez acheter qui touche la plupart des points suivants:

• Quels sont les problèmes commerciaux que j'essaie de résoudre?
  • Assurez-vous de communiquer avec la direction au sujet de ses plans pour l'entreprise; ils envisagent peut-être d'entrer sur un nouveau marché, ce qui pourrait nécessiter de nouveaux logiciels non compatibles avec le serveur actuel, ce qui changerait complètement votre analyse, etc.
• Quels sont les coûts potentiels pour l'entreprise de ne pas résoudre ces problèmes?
  • Essayez d'être très clair sur ce point. N'exagérez pas ("le serveur va tomber et tout le monde va MOURIR !!"), mais ne sous-vendez pas non plus; si les coûts sont importants, la direction doit pouvoir en tenir compte.
• Quelles sont les solutions que j'ai envisagées, et les coûts et avantages de chacune?
  • Cela n'a pas besoin d'être très technique, mais cela aidera à persuader la direction que vous avez fait vos devoirs. De plus, lors de la préparation de la liste, vous pourriez trouver une solution que vous n'aviez pas envisagée auparavant.
  • Comptez votre temps de mise en œuvre et de support comme un coût; les services d'externalisation (tels que la configuration de Google Apps pour gérer les e-mails au lieu d'utiliser Exchange) peuvent coûter de l'argent, mais le temps que vous économisez en ne gérant pas un serveur Exchange peut avoir une valeur commerciale substantielle.

De nombreux administrateurs font l'erreur de voir un problème uniquement en termes techniques; par exemple, un système obsolète doit être mis à niveau car il est obsolète (il peut avoir de mauvaises performances ou être incompatible avec les applications les plus récentes, etc.). Bien que cela puisse être la meilleure pratique d'un point de vue technique, gérer une entreprise consiste à équilibrer les coûts et les avantages et à gérer les risques. Si l'avantage pour l'entreprise est relativement faible, il ne vaut peut-être pas la peine d'accumuler les coûts de licence, de test, de temps pour mettre en œuvre la mise à niveau, ainsi que le risque accru de problème.

Si vous apprenez à développer et à présenter des propositions comme celle-ci, vous trouverez quelque chose d'intéressant: vous commencerez à voir l'informatique comme une partie de l'ensemble de l'entreprise plutôt qu'une unité indépendante, et la direction commencera à devenir beaucoup plus réceptive à vos demandes lorsque ils réalisent que vous avez cette perspective. Vous apprendrez à aligner ce que vous demandez avec ce que la direction veut faire de toute façon, et ils s'assureront que vous obtenez toutes les ressources dont vous avez besoin.

Je travaille avec des médecins, et je sais que c'est difficile à vendre, s'ils dépensent de l'argent pour leur entreprise, cela signifie qu'ils n'apportent pas autant d'argent dans leur banque. Définissez donc les deux options et détaillez-les pour chacune. Donnez les avantages et les inconvénients de chacun et expliquez pourquoi nous avons besoin de chacun d'eux.

Faites-leur savoir ce que vous pensez de plus important, puis demandez-leur sur quoi ils aimeraient dépenser leur argent. Si vous voulez jouer à la balle dure, faites-le sans le prix, puis après que vous les ayez convenus de combien ils ont besoin des deux, puis montrez-leur les chiffres.

Points sur lesquels vous pourriez vous concentrer

• Expliquez-leur pourquoi le serveur est tombé en panne (vous ne l'avez pas inclus dans votre question, mais je suppose que c'est du matériel puisque vous voulez le remplacer).
• Expliquez pourquoi ce serveur est si important.
• Combien cela coûterait-il à l'entreprise en cas de perte du serveur? Plus de 10 000 $?
• Vous avez également mentionné les soins de santé, qui exigent d'avoir des dossiers pour x nombre d'années par HCFA. S'ils perdaient qu'ils seraient également ouverts à un procès, combien cela leur coûterait-il?

Les deux derniers points font également partie d'un plan de sauvegarde efficace. Le remplacement des serveurs est excellent, mais si le nouveau serveur subit une surtension, ou est livré avec un disque défectueux et que les sauvegardes des dernières nuits échouent. Vous pourriez, encore une fois, être absent une journée entière sans données. Combien d'argent vient d'être perdu?